Serdecznie zapraszam na kolejne spotkanie Małopolskiego Forum Prawników Administracji Publicznej, które odbędzie się w środę 27 listopada 2024, o godz. 10.00.

Temat: WDROŻENIE SYSTEMU OCHRONY SYGNALISTÓW W SEKTORZE SAMORZĄDOWYM W ŚWIETLE NOWEJ USTAWY

 

Szanowni Państwo,

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii nakłada na podmioty publiczne, w tym samorządy, obowiązek wdrożenia systemu raportowania naruszeń oraz ochrony sygnalistów. Termin na wdrożenie Dyrektywy został wyznaczony na 17 grudnia 2021 roku. W związku z opóźnieniem wdrożenia krajowej regulacji i naciskami organów UE prace nabrały tempa i nowa ustawa została uchwalona 14 czerwca 2024 r., opublikowana 24 czerwca 2024 r., co oznacza że, co do zasady, nowe regulacje wejdą w życie 25 września 2024 r. (dotyczące zgłoszeń wewnętrznych) i 25 grudnia (dotyczące zgłoszeń zewnętrznych) Znajomość wymogów prawnych i praktycznych wskazówek usprawni wdrożenie zgodnego z prawem systemu i wprowadzenie koniecznych zmian w organizacji.

Korzyści ze spotkania:

· Przygotowanie uczestników do przestrzegania regulacji prawnych związanych z systemem ochrony sygnalistów.

· Przekazanie pracownikom aktualnej wiedzy i skutecznych narzędzi zgodnie z nowymi regulacjami krajowymi w odniesieniu do mniejszych i większych podmiotów.

· Uzyskanie wiedzy w zakresie prawidłowego wdrożenia procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych.

I. Informacje wprowadzające – prosty, tani i efektywny system w organizacji jest możliwy:

1. Wyjaśnienie kluczowych pojęć: sygnalista, whistleblowing, działania odwetowe, dobra wiara, kanały zgłoszeń, incydent.

2. Korzyści wynikające z whistleblowingu.

3. Podstawa prawna: Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz polska ustawa o ochronie sygnalistów.

4. Ochrona sygnalistów na gruncie nowych przepisów.

II. Minimalne obowiązki w kontekście sektora samorządowego - zgłoszenia wewnętrzne a zewnętrzne.

1. Cel Dyrektywy.

2. Zakres podmiotowy – jakich podmiotów dotyczą nowe regulacje – organ publiczny.

3. Terminy implementacji ustawy – stanowisko Ministerstwa z 9 sierpnia 2024 r.

4. Sygnalista w sektorze publicznym – specyfika (podległość służbowa, lojalność pracownicza, obawy przed stygmatyzacją, lokalne uwarunkowania).

5. Zakres przedmiotowy – jakie naruszenia mogą być raportowane?

6. Kanały dokonywania zgłoszeń: wewnętrzne, zewnętrzne oraz ujawnienie publiczne. Kogo dotyczą? Czym się różnią?

7. Zawartość procedur – zakres minimalny i fakultatywne rozszerzenia.

8. Sygnalista anonimowy – wyzwanie dla organizacji.

III. Procedura dokonywania zgłoszeń – wdrożenie „krok po kroku” – omówienie procedury i poszczególnych etapów postępowania wyjaśniającego:

1. Wewnętrzny kanał dokonywania zgłoszeń.:

a) Zalety i wady wewnętrznego raportowania (możliwość wykrycia nadużyć w zarodku, poufność, ochrona dobrego imienia organizacji, przystępność, anonimowość, biurokracja, powódź informacyjna, brak wyszkolonych kadr).

b) Podmioty zobowiązane do utworzenia wewnętrznych i zewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń.

c) Opracowanie i wdrożenie indywidualnej procedury dokonywania zgłoszeń

d) Szkolenia dla pracowników – zebranie oświadczeń o zapoznaniu się z procedurą.

e) Podmioty uprawnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych: wyznaczona osoba, wyznaczony dział lub osoba trzecia.

f) Wypracowanie modelu przesyłania i odbierania zgłoszeń.

g) Gromadzenie i analizowanie dowodów – archiwizacja dokumentów.

h) Prowadzenie postępowania wyjaśniającego – specyfika wewnętrznych postępowań wyjaśniających.

i) Analiza zgłoszenia i plan działania (materiał dowodowy, dialog z sygnalistą, kontakt z zainteresowanymi, skład zespołu wyjaśniającego) .

j) Informacje zwrotne udzielane sygnaliście - terminy.

k) Wyciąganie konsekwencji i podejmowanie działań naprawczych.

l) Zgłoszenie organom ścigania.

2. Ochrona tożsamości sygnalisty.

3. Prowadzenie dokumentacji i rejestrów zgłoszeń.

4. Dokonanie zgłoszenia w drodze ujawnienia publicznego – szansa czy zagrożenie?

5. Specyfika zewnętrznego kanału dokonywania zgłoszeń, obowiązki organu publicznego i RPO.

IV. Środki ochrony sygnalisty:

1. Zakaz działań odwetowych wobec sygnalisty.

2. Środki ochrony przed działaniami odwetowymi.

3. Środki wsparcia sygnalisty.

4. Wyzwania i wątpliwości związane z ochroną sygnalistów.

V. Możliwość skorzystania z outsourcingu – zlecenie obsługi sygnalistów podmiotowi trzeciemu

VI. Ćwiczenie praktyczne

1. Przedstawienie fikcyjnego stanu faktycznego.

2. Omówienie prawidłowego przebiegu dokonania zgłoszenia.

3. Podsumowanie postępowania wyjaśniającego i czynności naprawczych.

 

Trener: radca prawny, absolwentka Uniwersytetu Jagiellońskiego, doświadczony szkoleniowiec, doktor nauk prawnych i adiunkt w Instytucie Prawa Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, praktyk prowadzący własną działalność gospodarczą w formie kancelarii prawnej, od ponad 10 lat zajmuje się kompleksową obsługą prawną podmiotów z sektora publicznego i prywatnego oraz NGO, wdrażaniem kodeksów etyki, zagadnieniami mobbingu i dyskryminacji, ochroną pracowników przed działaniami odwetowymi, wdrażaniem procedur sygnalizowania nieprawidłowości, doradztwem w zakresie tworzenia kompleksowych rozwiązań chroniących sygnalistów, przygotowaniem dedykowanych ocen ryzyka, przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz procedurami antykorupcyjnymi, autorka wielu publikacji z zakresu prawa gospodarczego, cywilnego oraz compliance zarówno w języku polskim, jak i angielskim. Ukończyła z wyróżnieniem kurs organizowany przez GIIF w zakresie zasad przeciwdziałania praniu pieniędzy i terroryzmowi. Na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie wykłada m.in. przedmioty związane z prawem Unii Europejskiej, compliance, przeciwdziałaniem nadużyciom oraz korupcją i praniem pieniędzy. Dysponuje ogromnym doświadczeniem praktycznym popartym rzetelną wiedzą naukową oraz umiejętnościami dydaktycznymi. Od początku kariery zawodowej współpracuje z największymi małopolskimi kancelariami prawnymi i firmami szkoleniowymi.