Centralny Rejestr Umów JSFP od lipca 2026 r. Organizacja i praktyka działania, rola systemu teleinformatycznego, problematyka wdrożenia

• Centralny Rejestr Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych to zestawienie informacji o umowach, zawartych przez jednostki tworzące sektor finansów publicznych lub na ich rzecz, które ma być prowadzone w systemie teleinformatycznym. Prace nad jego wprowadzeniem trwają od kilku już lat. 18 grudnia 2025 r. Prezydent podpisał ustawę z 4 grudnia 2025 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy – Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw oraz o zmianie niektórych innych ustaw. Ustawa wprowadza zmiany przepisów związanych z funkcjonowaniem CRU JSFP.
• Zmianie ulega termin wejścia w życie przepisów: na 1 lipca 2026 r. dla wszystkich podmiotów sektora finansów publicznych, w tym także dla jednostek samorządu terytorialnego. Od 1 kwietnia 2026 roku zacznie funkcjonować system teleinformatyczny dla raportowania umów. Do 30 czerwca 2026 roku jsfp mają czas na występowanie o dostęp do CRU JSFP oraz przygotowanie się do należytego wdrożenia tego obowiązku.

• Nowe regulacje wymagają od jednostek odpowiedniego przygotowania – zarówno na poziomie organizacyjnym, jak i technicznym. Za udostępnianie informacji o umowach w tym systemie odpowiedzialni będą kierownicy jednostek sektora finansów publicznych, dlatego proponujemy Państwu uczestnictwo w szkoleniu, podczas którego prowadząca:
  -Wyjaśni cel wprowadzenia rejestru.
  -Wskaże rolę rejestru w udostępnianiu danych publicznych.
  -Wytłumaczy, jak właściwie przygotować się do realizacji tego obowiązku.
  -Przypomni istotne terminy dotyczące wejścia w życie przepisów oraz te, związane z przechowywaniem danych w systemie.

​​​​​1. Centralny Rejestr Umów JSFP jako system teleinformatyczny.
2. Zakładanie kont i nadawanie uprawnień w CRU JSFP. Nadawanie ról i uprawnienia z nimi związane.
3. Funkcjonalności systemu teleinformatycznego – projekt rozporządzenia wykonawczego, zaciąganie danych z systemów dziedzinowych.
4. Jak zorganizować dokonywanie wpisów w CRU? Kwestie techniczne, organizacyjne, udział pracowników poszczególnych komórek organizacyjnych.
5. Dotychczas prowadzone wewnętrznie przez jsfp rejestry umów a CRU JSFP.
6. Terminy wejścia w życie: 1 stycznia, 1 kwietnia, 1 lipca 2026 r.
7. Na czym polega obowiązek kierownika jsfp?
8. Sektor finansów publicznych - jakie podmioty mają obowiązek dokonywania wprowadzania informacji o umowach w CRU JSFP, a jakich podmiotów publicznych obowiązek nie dotyczy?
9. Umowy zawierane bezpośrednio przez jsfp a umowy zawierane na rzecz jsfp – praktyka postępowania.
10. Umowa – jak rozumiemy pojęcie umowy? Umowa jako zamówienie – kwalifikowanie umów na przykładach praktycznych:
• umowy o pracę, umowy zlecenia, o dzieło, 
• zakupy, dostawy,
• roboty budowlane, 
• usługi, 
• dyskusja na temat różnych umów i praktyki ich kwalifikowania.
11. Definicja zamówienia a wyłączenia i ograniczenia z ustawy PZP.
12. Umowa odpłatna.
13. Umowa wydatkowa.
14. Zamawiający a wykonawca.
15. Przedmiot umowy.
16. Brak progu wartości umowy.
17. Informacje, o jakich umowach nie wpisujemy do CRU JSFP. Wyłączenia.
18. Forma zawarcia umowy jako przesłanka do zakwalifikowania umowy jako podlegającej obowiązkowi:
• forma pisemna,
• forma elektroniczna,
• forma dokumentowa,
• forma szczególna.
19. Ustna forma zawarcia umowy a faktura, rachunek, paragon.
20. Możliwość dobrowolnego ujawniania umów niespełniających kryteriów formalnych.
21. Jakie dane o umowach będą ujawniane w rejestrze? Omówienie poszczególnych elementów na gruncie projektu rozporządzenia wykonawczego i ustawy – praktyka w dokonywaniu wpisów, czynności techniczne:
• numer umowy – identyfikowalność numeru w jsfp, umowy którym nie nadano numeru,
• data zawarcia umowy, jak ustalić datę zawarcia umowy w przypadku zawarcia umowy pisemnej, elektronicznej i dokumentowej, tryb ofertowy, zawarcie umowy przez internet, kupno w sklepie internetowym, umowy na odległość,
• okres, na jaki umowa została zawarta,
• oznaczenie stron umowy, jsfp, przedsiębiorcy, osoby fizyczne,
• wskazanie przedmiotu umowy – jak opisać przedmiot umowy?
• wartość umowy: 
− wartość netto, kwestie/opcje wznowień, 
− wartość umów na czas nieoznaczony,
− umowy ramowe a umowy wykonawcze, 
− umowy z osobami fizycznymi, 
− wpisanie wartości liczbowej wyrażonej w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku,
− wartość umów w przypadku, gdy wartość umowy nie została określona w umowie, 
− wartość umów na czas nieoznaczony i oznaczony, zmiany wartości umowy), 
− wskazanie czy umowa jest finansowana ze środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2-3 ustawy,
• status umowy i dzień zakończenia obowiązywania umowy; skutek oznaczenia statusu umowy jako nieaktywna, rozwiązanie umowy, odstąpienie, wygaśnięcie,
• podstawa prawna nieudostępnienia informacji o umowie oraz organ lub osoba, które dokonały wyłączenia jawności danej informacji – ograniczenia z art. 5 ustawy o dostępie do informacji publicznej:
− przykłady praktyczne w jakich, sytuacjach wyłączymy jawność wpisu niektórych informacji z umowy,
− prywatność, 
− tajemnica przedsiębiorcy, 
− informacje niejawne, 
− tajemnice ustawowo chronione,
• zmiany i podstawa dokonania aktualizacji informacji.
22. Termin na udostępnienie danych lub ich aktualizację.
23. Retencja informacji w CRU JSFP. Usuwanie informacji o umowie w praktyce. Okres przechowywania informacji w CRU JSFP – zasady usuwania danych po upływie określonego czasu.
24. Odpowiedzialność Ministra Finansów za zapewnienie funkcjonowania systemu teleinformatycznego. Minister Finansów jako Administrator systemu.
25. Ochrona danych osobowych przy CRU JSFP.
26. Jak przygotować jednostkę do wejścia w życie przepisów:
• analizy istniejących umów, 
• zakładanie kont, 
• nadawanie uprawnień,
• zaciąganie danych hurtowych, 
• ustalenie zakresów czynności.
27. Odpowiedzialność kierownika jsfp – rezygnacja z odpowiedzialności karnej. Kontrola zarządcza. 
28. Zmiany w ustawie o dostępie do informacji publicznej a CRU JSFP. 
29. Dyskusja.

Kierownicy jednostek sektora finansów publicznych, w tym jst i ich jednostek organizacyjnych, skarbnicy, sekretarze, kierownicy wydziałów, w tym organizacyjnych, osoby zajmujące się udzielaniem informacji publicznej, osoby odpowiedzialne za zamieszczanie informacji o umowach w rejestrze umów, radcy prawni, kontrolerzy i audytorzy wewnętrzni, informatycy, inspektorzy ochrony danych osobowych.

Radca prawny, ekspert z kilkunastoletnim zakresu prawa administracyjnego, prawa pracy oraz przepisów prawnych dotyczących zapewnienia dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami. Doświadczona trenerka, prowadząca szkolenia podnoszące kwalifikacje pracowników administracji publicznej, m. in. dla koordynatorów dostępności w instytucjach publicznych. Członek zespołów, przeprowadzających audyty dostępności w jednostkach. Autorka komentarzy i opinii prawnych.