Jak co roku Kongres był miejscem merytorycznej dyskusji, wymiany doświadczeń, inspiracji. Do najważniejszych tematów tegorocznej edycji należały bezpieczeństwo, ochrona ludności, cyfryzacja i cyberbezpieczeństwo oraz rola sekretarza w lokalnym zarządzaniu urzędzie, czy też praktyczne wykorzystanie nowoczesnych technologii w codziennej pracy.

Cyfryzacja w samorządzie – nowe technologie w służbie samorządu

Jednym z najważniejszych tematów Kongresu – przewijającym się w większości paneli dyskusyjnych – była cyfryzacja. Zmiany technologiczne, konieczność zwiększenia cyberbezpieczeństwa, korzyści i zagrożenia wynikające z korzystania ze sztucznej inteligencji żywotnie interesowały uczestników.

Tematykę tę rozpoczął swoim wystąpieniem Wicepremier Krzysztof Gawkowski, Minister Cyfryzacji, który mówił o cyfrowej transformacji samorządów i kluczowej roli sekretarzy w sprawnym i bezpiecznym przeprowadzeniu tego procesu. Wicepremier zapowiedział szereg planów Ministerstwa Cyfryzacji dotyczących m.in. wdrożenia systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją, w tym inwestycję państwa w jeden darmowy dla wszystkich instytucji system w celu odciążenia samorządów, uruchomienia w 2026 roku programu wymiany sprzętu i oprogramowania w samorządach, który ma nie wymagać od jst wkładu finansowego, rozpoczęcie projektu wsparcia lokalnych centrów cyberbezpieczeństwa. Minister Gawkowski wyraził także pełne przekonanie co do możliwości wprowadzenia zapisów Strategii Cyfryzacji Polski do 2035 roku, w tym m.in. całkowitej rezygnacji z papieru w administracji do wyznaczonego 2035 roku. Podkreślił również, że: „cyfryzacja to nasza wspólna odpowiedzialność. Bo cyfryzacja rodzi się we współpracy. Cyfryzacja rodzi się tam, gdzie wspólne architektury  pracują nad cyfrową teraźniejszością i cyfrową przyszłością.”

Współpraca jest szczególnie konieczna w obliczu zagrożeń związanych z cyberbezpieczeństwem. Jak wskazywali eksperci podczas panelu o Strategii Cyfryzacji Polski, cyberataki nie są skierowane na organy centralne, a często na małe jednostki, które nie są zabezpieczone w odpowiednim stopniu z uwagi na braki kadrowe czy finansowe. Wprowadzenie i okresowy przegląd systemu zabezpieczenia danych, odpowiednie przechowywanie kopii zapasowych, prowadzenie audytów wewnętrznych, szkolenie pracowników w zakresie wykorzystywania sztucznej inteligencji – to wszystko ma znaczenie. Według uczestników panelu – istotna jest konsolidacja zasobów. Z perspektywy mieszkańców małej gminy często chodnik czy ulica będą ważniejsze niż serwery – trzeba o tym pamiętać, ale nie należy zapominać o tych serwerach, kadrze odpowiedzialnej za kwestie informatyczne i właściwym zabezpieczeniu kluczowej infrastruktury.

Tymczasem do urzędów samorządowych szturmem wchodzi sztuczna inteligencja – przy jej pomocą bywają już analizowane dane, przygotowywane transkrypcje do sesji rady gminy, a nawet wystąpienia wójtów. Jak podkreślili uczestnicy panelu „Sztuczna inteligencja w samorządzie – szansa czy ryzyko?” jest to ogromna szansa na zwiększenie efektywności pracy urzędów, jednak wyłącznie wtedy, gdy wdrożenie AI do JST będzie odbywać się W przemyślany sposób uwzględniający kwestie bezpieczeństwa danych będących w posiadaniu urzędów.

Kluczowa rola sekretarzy

Jak podkreślało wielu panelistów, sekretarze jednostek samorządu terytorialnego to osoby kluczowe dla całej struktury zarządzającej. Zdaniem senatora Krzysztofa Kwiatkowskiego sekretarze pełnią funkcję stabilizatora władzy wykonawczej w JST i zapewniają ciągłość realizacyjną, żeby uchwały przyjęte przez organy uchwałodawcze było rzeczywiście zrealizowane w postaci konkretnych decyzji. Senator przekazał także informacje dotyczące rozmów na temat wzmocnienia roli sekretarza w administracji samorządowej, tak aby osoby pełniące te stanowiska mogły być niezależnymi, apolitycznymi gwarantami sprawności działania urzędu, np. na wzór urzędników mianowanych.

Ten temat pojawiał się też wielokrotnie w innych panelach i wystąpieniach. Jak podkreślano podczas debaty otwarcia „Sekretarz przyszłości – zmiany i wyzwania jakie stoją przed urzędami”, wzmocnienie roli sekretarza stało się też koniecznością w obliczu konsekwencji ustawy o dwukadencyjności i wymianie w najbliższych wyborach ponad połowy wójtów i burmistrzów w kraju.

Kwestia definiowania roli sekretarza była także przedmiotem wystąpienia Katarzyny Śpiewok, która przedstawiła wyniki analizy przeprowadzonej wraz z dr. Danielem Budzeniem. Poczynając od spraw najprostszych – jaką inną nazwę można by nadać sekretarzom JST – tożsamość, role, zadania na tych stanowiskach są różne i wymagają redefinicji zapisów ustawowych, jak i zmian w praktyce.

Ta konieczność została również omówiona podczas panelu podsumowującego Kongres. Uczestnicy Dorota Kraska-Wadych (Sekretarz Gminy Dąbrowa Chełmińska), Grzegorz Marcjasz (Sekretarz Miasta Opola), Jerzy Stępień (Przewodniczący Rady Fundatorów Fundacji Rozwoju Demokracji Lokalnej im. Jerzego Regulskiego), Wojciech Ślefarski (Wójt Gminy Zagnańsk) i Katarzyna Śpiewok (ekspertka i doradczyni w administracji publicznej) omawiali m.in. kwestię zróżnicowania oczekiwań wobec sekretarzy w zależności od wielkości gminy, istotności apolityczności sekretarzy  i ich niezbędności jako elementu ciągłości pracy urzędu.

Obrona cywilna i ochrona ludności

Jednym z niezwykle istotnych paneli w kontekście naszego wspólnego bezpieczeństwa, podczas Krajowego Kongresu Sekretarzy – nie tylko bezpieczeństwa danych, lecz przede wszystkim bezpieczeństwa fizycznego –  była dyskusja o ochronie ludności i obronie cywilnej w kontekście zadań samorządów. Ustawa z dnia 5 grudnia 2024 r. o ochronie ludności i obronie cywilnej deleguje na jednostki samorządu terytorialnego szereg nowych zadań, które stanowią spore wyzwanie w zakresie budowania społecznej odporności na zagrożenia. Choć w przekazie medialnym głównym zagrożeniem wydają się działania wojenne, na poziomie lokalnym sytuacje kryzysowe mogą zostać wywołane przez np. przerwy w dostawach prądu czy katastrofy naturalne (takie jak zeszłoroczna powódź).

Uczestnicy panelu prowadzonego przez dr. Tomasza Wierzbicę (Kierownika Biura Zarządzania Bezpieczeństwa w Urzędzie Miejskim w Mikołowie i eksperta Fundacji Rozwoju Demokracji Lokalnej im. Jerzego Regulskiego); Andrzej Kasiura (Burmistrz Krapkowic), ppłk dypl. rez. Dariusz Krzysztofik (Specjalista ds. zarządzania kryzysowego, spraw obronnych i obrony cywilnej i ekspert Fundacji Rozwoju Demokracji Lokalnej im. Jerzego Regulskiego), st. bryg. dr inż. Dariusz Marczyński (radca w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji ) oraz dr Bogusław Suwara (Sekretarz Miasta Wejherowo, II Wiceprzewodniczący Zarządu Krajowej Rady Forów Sekretarzy JST) postulowali, by w ramach wyznaczonych ustawowo zadań myśleć nieszablonowo i korzystać z zasobów, które już są dostępne w danej gminie. Przykładowo, jednym z potencjalnych podmiotów ochrony ludności może być nawet Koło Gospodyń Wiejskich. Uczestnicy podkreślili także, że należy myśleć systemowo i planować na dłużej niż 3 dni – nie da się wszystkiego magazynować, trzeba mieć przewidziane możliwości uzupełnianie zapasów np. worków z piaskiem w przypadku powodzi.

Konkretne rozwiązania

Jak przełożyć przepisy na konkretne działania – temu poświęciliśmy kilka paneli dyskusyjnych i wystąpień o różnych tematach. Kontrola zarządcza, dostęp do informacji publicznej, e-doręczenia i odpowiedzialność sekretarza za dokumentację elektroniczną, ochrona danych osobowych w obliczu wprowadzania Centralnego Rejestru Umów, funkcje pełnomocnictw i upoważnień, zarządzanie pracownikami w obliczu niepewności – to tylko kilka z istotnych kwestii codziennej pracy sekretarza, które zostały szeroko omówione podczas  Kongresie.

Sekretarze mieli również możliwość wziąć udział w niezwykle istotnej z punktu widzenia najbliższej przyszłości prezentacji dotyczącej wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur w samorządach. System, obowiązkowy dla większości podmiotów od 2025 roku, ma ujednolicić proces wystawiania i odbierania faktur w formie elektronicznej, co ma zapewnić większą przejrzystość finansów publicznych, bezpieczeństwo obrotu oraz szybszy obieg dokumentów. To duże wyzwanie, które dla jednostek samorządu terytorialnego oznacza konieczność dostosowania swoich systemów finansowo-księgowych do integracji z KSeF, a także przeszkolenia pracowników w zakresie nowych procedur. Prezentacja Ministerstwa Finansów wyjaśniła wiele istotnych kwestii.

Istotnym z punktu widzenia jednego z zadań samorządów było również wystąpienie dr. Rafała Tkacza, szefa Krajowego Biura Wyborczego, który mówił  o kierunkach zmian przepisów Kodeksu Wyborczego i odpowiedział na część postulatów Krajowej Rady Forów Sekretarzy Jednostek Samorządu Terytorialnego dotyczących zmian w zakresie zasad organizacji wyborów zawartych w stanowisku z 8 lipca 2024 r. z postulatami zmian w ustawie z dnia 5 stycznia 2011 r. - Kodeks wyborczy (Dz. U. z 2023 r. poz. 2408 z późn. zm.), dostępnym do przeczytania TUTAJ. 

Innowacje w organizacji pracy

Drugiego dnia Kongresu wiele emocji wzbudziła dyskusja na temat możliwości wprowadzenia 35-godzinnego tygodnia pracy w urzędach samorządowych podczas panelu: „Prawo pracy w JST. Nowoczesna Administracja Samorządowa – wyzwania i perspektywy”. Sekretarze mieli wiele pytań dotyczących tego rozwiązania do Joanny Gawrych, sekretarz Miasta Szczecinek, w którym od lipca wszyscy urzędnicy pracują w ramach 35-godzinnego tygodnia pracy, w trybie cztero- lub pięciodniowym – w zależności od wydziału.

Dobre Praktyki Organizacji i Zarządzania w Administracji Samorządowej

Podczas IX Krajowego Kongresu Sekretarzy wręczono nagrody i wyróżnienia w kolejnej IV edycji konkursu „Sekrety Zarządzania” organizowanego przez Fundację Rozwoju Demokracji Lokalnej im. Jerzego Regulskiego,  w którym wyróżniamy dobre praktyki, innowacyjne rozwiązania i nowatorskie projekty w zarządzaniu samorządowymi instytucjami. Nagrody w konkursie oraz bon na szkolenia organizowane przez FRDL otrzymali: 

  • Urząd Gminy Smętowo Graniczne za wdrożenie systemu Rejestry, umożliwiającego zarządzanie informacją i cyfrową transformację urzędu
  • Urząd Miasta Lublin za utworzenie Centrów Kompetencji Cyfrowych centralizujących obsługę informatyczną wszystkich jednostek oświatowych w Lublinie

Kapituła przyznała również wyróżnienia. Otrzymali je: 

  • Urząd Gminy Osielsko za wdrożenie pakietu narzędzi cyfrowych umożliwiających mieszkańcom zgłaszanie problemów, łatwy dostęp do aktualnych danych planistycznych i monitorowanie strategii
  • Urząd Miasta Rzeszów za wdrożenie Rzeszowskiej Karty Mieszkańca i towarzyszącej jej aplikacji „Rzeszów To MY 2.0”.

Wyróżnienia specjalne otrzymali natomiast:

  • Urząd Gminy Marklowice za wdrożenie technologii AI w tworzeniu protokołów z sesji Rady Gminy i jej komisji
  • Stowarzyszenie Aglomeracja Opolska za „Program poprawy funkcjonowania systemu przeciwdziałania i ograniczania skutków występowania zjawisk ekstremalnych na obszarze Aglomeracji Opolskiej” 

Nagrodzeni i wyróżnieni mieli możliwość zaprezentowania swoich dobrych praktyk podczas Kongresu.  

W 2026 roku jubileuszowy X Krajowy Kongres Sekretarzy

Podczas podsumowania IX Krajowego Kongresu Sekretarzy poznaliśmy datę kolejnej jubileuszowej edycji Kongresu – tym razem spotkamy się na wiosnę. X Krajowy Kongres Sekretarzy odbędzie się 19-20 maja 2026 r.