Zamówienia publiczne poniżej 130 tys.zł w ujęciu prawnym i organizacyjnym, z uwzględnieniem zasad tworzenia oraz aktualizacji wewnętrznych procedur zamówień publicznych

Przedstawienie praktycznych rozwiązań i doświadczeń w zakresie udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej 130 tys. zł według nowych zasad Prawa zamówień publicznych, obowiązujących od 1 stycznia 2021r. Istotnym zagadnieniem dotyczącym zamówień wyłączonych ze stosowania ustawy jest posiadanie przez zamawiającego procedur udzielania zamówień umożliwiających efektywne i oszczędne wydatkowanie środków publicznych oraz racjonalne i celowe dokonywanie zakupów. Dlatego też przedstawione zostaną również zasady tworzenia i stosowania adekwatnych i skutecznych procedur z uwzględnieniem najciekawszych rozwiązań stosowanych przez zamawiających.

1) Zasady dotyczące zamówień wyłączonych ze stosowania ustawy: prawo finansów publicznych na straży celowości, racjonalności, efektywności i oszczędności wydatkowania środków publicznych; zasady udzielania zamówień publicznych i wydatkowania środków publicznych w kontekście zamówień wyłączonych z Pzp; ochrona danych osobowych w zamówieniach wyłączonych z Pzp; planowanie zamówień publicznych – plan postępowań w obecnej i nowej ustawie Pzp, a zamówienia wyłączone; obowiązki sprawozdawcze w zakresie zamówień wyłączonych z Pzp.
2) Zasady szacowania wartości zamówienia: nowe zasady agregowania zamówień pod kątem łącznego szacowania wartości; nowe reguły definiowania tożsamości przedmiotowej w przypadku zakupu dostaw oraz usług; tożsamość przedmiotowa w zakresie robót budowlanych w kontekście definicji obiektu budowlanego; tożsamość czasowa jako perspektywa planowania zamówień w odniesieniu do roczności budżetu, wieloletnich planów finansowych oraz projektów unijnych; dopuszczalny i nieuprawniony podział zamówienia na części w nowej ustawie Pzp; szacowanie wartości zamówień nieprzewidzianych (czym jest obiektywna nieprzewidywalność zakupów, nowa okoliczność nieznana w momencie wszczęcia postępowania, jak traktować zakupy planowane, ale których docelowego zakresu zamawiający nie może określić).
3) Ścieżka postępowania dla zamówień wyłączonych z obowiązku stosowania nowej ustawy Pzp: definicja zamówień bagatelnych w nowej ustawie Pzp – obowiązki i zakres stosowania nowych przepisów; katalog i nowa struktura przepisów dot. zamówień wyłączonych z Pzp; procedura udzielania zamówień podprogowych – możliwe tryby udzielania zamówień: ofertowy, negocjacyjny, przetarg wg Kodeksu Cywilnego, zakupy „w sklepie - z półki”; pojęcie oferty w Kodeksie cywilnym w odniesieniu do zamówień wyłączonych; efektywne formy upublicznienia zamówienia; obowiązek publikacji ogłoszeń w Biuletynie Zamówień Publicznych dla zamówień powyżej 50 tys.zł; jak poprawnie definiować pojęcie „wartość jednorazowego zakupu”; definicja najkorzystniejszej oferty; ocena ofert i wybór oferty najkorzystniejszej; dokumentowanie postępowania.
4) Umowa w zamówieniach „podprogowych”:
- definicja umowy oraz podstawa prawna; opis warunków wykonania umowy; dopuszczalność zmian umowy,
- forma oraz podstawa prawna zawarcia umowy o zamówienie publiczne – czy zawsze wymagana jest forma pisemna,
5) Pozostałe zamówienia publiczne wyłączone z obowiązku stosowania ustawy, których wartość nie przekracza wartości progów unijnych: zamówienia publiczne w zakresie działalności badawczej, naukowej i rozwojowej; zamówienia w działalności kulturalnej; zamówienia w zakresie działalności oświatowej; zamówienia realizowane w specjalnej strefie rewitalizacji.
6) Procedury wewnętrzne systemu zamówień publicznych – zasady tworzenia oraz aktualizacji w związku z nową ustawą Prawo zamówień publicznych:
- cel tworzenia wewnętrznych procedur w zakresie zamówień publicznych,
- regulamin a procedura,
- podstawa prawna i faktyczna wdrażania wewnętrznych procedur – obowiązek czy możliwość?
- struktura, zakres i zasady tworzenia procedur wewnętrznych,
- komplementarność z innymi wewnętrznymi regulacjami i przepisami,
- planowanie zamówień w ujęcie organizacyjnym,
- podział zadań w strukturze organizacyjnej,
- decyzyjność i odpowiedzialność,
- przykładowe ścieżki postępowania i zapisów dla zamówień wyłączonych,
- jak określić rygor procedur w odniesieniu do wartości lub przedmiotu zamówienia;
- procedury wewnętrzne a wytyczne dot. zamówień publicznych realizowanych ze środków zewnętrznych (np. w ramach funduszy unijnych).
- procedury wewnętrzne w poszczególnych instytucjach jednostki samorządu terytorialnego – zasadność wdrożenia wspólnego regulaminu dla wszystkich jednostek;
- nieformalny cel wewnętrznych procedur;
- błędy i pułapki - na co zwrócić szczególną uwagę przy tworzeniu lub zmianach w regulaminach wewnętrznych;
- korzyści i zagrożenia płynące z wewnętrznych procedur;
- doskonalenie procedur – jak jest tego cel;
- komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna.

Kierownicy jednostek sektora finansów publicznych; pracownicy jednostek organizacyjnych odpowiedzialni za dokonywanie zakupów, dla których wyłączony jest obowiązek stosowania ustawy PZP (szkoły, przedszkola, OPS, PCPR, urzędy gmin, starostwa powiatowe); pracownicy odpowiedzialni za funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej, w tym również audytorzy wewnętrzni oraz pracownicy kontroli wewnętrznej.

Specjalizuje się w tematyce zamówień publicznych, kontroli projektów, kontroli zarządczej oraz funduszy unijnych. Przez 16 lat związany z administracją publiczną – doświadczenie na stanowisku audytora wewnętrznego, wieloletni kierownik komórek weryfikacji wniosków o dofinansowanie projektów oraz kontroli projektów w ramach funduszy unijnych. Ekspert w dziedzinie zamówień publicznych oraz kontroli. Aktywny doradca Beneficjentów w projektach unijnych.