Kurs: procedury pilne (awaryjne / zamówienie z wolnej ręki) „na gotowo”

Jednym z tematów wiodących jest 24h procedura zlecenia wykonawcy przedmiotu zamówienia, który pojawił się nagle i nie zawsze musi być to awaria.

Krok po kroku omówimy procedury trybu zamówienia z wolnej ręki (trzy schematy postępowania) oraz negocjacji bez ogłoszenia (dwa schematy postępowania o różnych wartościach zamówienia).

Przeanalizujemy regulacje prawne i wskażemy zasady praktycznego stosowania przepisów.

Wszystkie zagadnienia będziemy omawiać w ujęciu praktycznym – pracując na przykładach i wzorach dokumentów.

Kurs jest dedykowany osobom, które rozpoczynają pracę w zamówieniach jak również tym, którzy dysponują już wiedzą i praktyką.

Kurs to możliwość zdefiniowania miejsc wymagających poprawy w stosunku do poprzednio prowadzonych postępowań.

Nabyta przez uczestników kursu wiedza usprawni także przygotowanie i prowadzenie postępowań w jednostce.

Uczestnicy kursu otrzymają wyjątkowo bogaty, oparty na praktycznym doświadczeniu osoby prowadzącej kurs pakiet dokumentów, druków, oświadczeń (po części już wypełniony) w wersji edytowalnej – gotowej do wykorzystania po zakończeniu kursu.

Przygotowane materiały szkoleniowe mają w usystematyzowany sposób przygotować uczestnika kursu do procedur zamówień publicznych na etapie przygotowania do postępowania, prowadzenia procedury w trybie zamówienia z wolnej ręki (zamówienia klasyczne) oraz realizacji zamówienia.

ĆWICZENIA PODCZAS KURSU I OMAWIANE DOKUMENTY.

Integralną częścią prezentowanego kursu jest pakiet przykładowych dokumentów (w wersji edytowalnej), będących także tematyką ćwiczeń (ponad 50 plików z przykładowymi rozwiązaniami) w tym:

• protokół ustalenia szacunkowej wartości zamówienia,
• wniosek o wszczęcie postępowania,
• uzasadnienie wyboru trybu zamówienia z wolnej ręki – przykładowe rozwiązania,
• uzasadnienie wyboru trybu zamówienia z wolnej ręki w orzecznictwie KIO i opiniach UZP,
• uzasadnienie wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia – przykładowe rozwiązania,
• uzasadnienie wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia w orzecznictwie KIO i opiniach UZP,
• sytuacja – okoliczności awaryjne/pilne jak przeprowadzić procedurę w 24h – opracowanie autorskie,
• analiza potrzeb i wymagań w trybie zamówienia z wolnej ręki (autorskie rozwiązanie),
• ogłoszenie w BZP o planowanych postępowaniach,
• druki oświadczeń składanych po stronie Zamawiającego,
• tryb podstawowy w sytuacji pilnej / awaryjnej,
• tryb przetargu nieograniczonego w sytuacji pilnej awaryjnej,
• skrócenie terminu składania ofert – możliwości proceduralne,
• przykładowe zaproszenie do negocjacji z załącznikami,
• wszczęcie postępowania – lista sprawdzająca / weryfikująca etap przygotowania do postępowania,
• ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy w DU UE lub BZP,
• ogłoszenie w BZP o spełnianiu okoliczności wymienionych w art. 214 ust 1 pkt 11-14,
• protokół postępowania – druk i załącznik,
• prowadzenie negocjacji,
• protokół z negocjacji – pisemność postępowania,
• uzasadnienie odrzucenia oferty, żądania wyjaśnień, poprawy w trybie negocjacji bez ogłoszenia,
• żądania kierowane do Wykonawcy w zakresie: uzupełnienia dokumentów, ocena złożonych dokumentów, oświadczeń i wyjaśnień,
• decyzja o unieważnieniu postępowania lub akceptacji warunków zamówienia,
• informacja o wniesionym odwołaniu,
• lista sprawdzająca postępowanie przed zawarciem umowy z wykonawcą lub unieważnieniem postępowania (zamówienie z wolnej ręki),
• zestawienie błędów i nieprawidłowości w trybie zamówienia z wolnej ręki – gdzie szukać błędów?
• ogłoszenie o zawarciu umowy w DU UE, ogłoszenie w wynikach postępowania w BZP,
• ogłoszenie o zmianie umowy,
• uzasadnienie prawne i faktyczne dokonania zmiany w umowie,
• protokół z odbioru przedmiotu zamówienia,
• raport z realizacji umowy, ogłoszenie o wykonaniu umowy w BZP,
• sprawozdanie z udzielonych zamówień – na co zwrócić uwagę?
• oraz inne dokumenty pomocne na etapie przygotowania, prowadzenia postępowania i realizacji umowy.

MATERIAŁY SZKOLENIOWE:

Uczestnicy kursu otrzymają obszerne materiały szkoleniowe z aktami prawnymi pomocnymi w systemie zamówień publicznych: prezentację z prowadzonego szkolenia w formacie pdf, dodatkowe informacje z podpowiedzi pomocne na etapie przygotowania, prowadzenia postępowania oraz realizacji umowy, regulacje prawne, listy sprawdzające w poszczególnych etapach, schematy, materiały związane z prowadzonymi ćwiczeniami, opinie i interpretacje dotyczące omawianych na kursie zagadnień oraz inne dokumenty dotyczące przedmiotu szkolenia.

Kurs zakończymy testem sprawdzającym wiedzę.

Uczestnicy 3-dniowego kursu w jego trakcie:

• Zapoznają się z praktycznym wykorzystaniem rozwiązań dotyczących szybkiego zawarcia aneksu do umowy / zmieniającego termin realizacji, zakres rzeczowy przedmiotu zamówienia.
• Zdobędą wiedzę i praktyczne podpowiedzi w zakresie zmian w przepisach systemu zamówień publicznych, które zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2026 r.
• Otrzymają usystematyzowaną wiedzę pozwalającą przygotować i przeprowadzić postępowanie o wartości zamówienia poniżej oraz równej i powyżej progów unijnych a także zadbać o poprawną realizację umowy w procedurach awaryjnych (zamówienie z wolnej ręki oraz negocjacje bez ogłoszenia).
• Nauczą się metod, doboru narzędzi obejmujących system zamówień publicznych (zamówienia elektroniczne).
• Poznają tryb zamówienia z wolnej ręki ze schematem przykładowych dokumentów i czynności na etapie przygotowania, prowadzenia postępowania oraz realizacji umowy. Trzy różne schematy postępowania, w tym zamówienia in-house.
• Zapoznają się z wymaganiami dotyczącymi sprawdzenia i weryfikacji postępowań oraz mechanizmem samokontroli prowadzonych postępowań.
• Poznają przypadki dobrych oraz nieprawidłowych rozwiązań związanych z zamówieniami publicznymi.
• Podniosą kwalifikacje oraz nabędą kompetencje i wiedzę w zakresie praktycznych elementów przygotowania i prowadzenia postępowania w zakresie stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.
• Poznają odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania i wątpliwości związane z tematem zajęć.

RAMOWY PROGRAM KURSU:

DZIEŃ I – 3 listopada 2025 r.: Przygotowanie do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, rozwiązania organizacyjne, regulacje prawne, schemat. Jak zrealizować nowe zamówienie w 24 h?

DZIEŃ II – 4 listopada 2025 r.: Przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o wartości równej lub powyżej 130 000 zł/170 000 zł w trybach „awaryjnych, pilnych” – część I.

DZIEŃ III – 5 listopada 2025 r.: Przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o wartości równej lub powyżej 130 000/170 000 zł w trybach „awaryjnych, pilnych” – część II. Realizacja umowy i możliwe zmiany.

DZIEŃ I – 3 listopada 2025 r.

Przygotowanie do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, rozwiązania organizacyjne, regulacje prawne, schemat. Jak zrealizować nowe zamówienie w 24 h?

Pierwszy dzień kursu to zapoznanie się z wymaganiami i przepisami regulującymi system zamówień publicznych. To także analiza ustawy pzp, aktów wykonawczych, ustaw i rozporządzeń istotnych do sprawnego przygotowania i prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w sytuacjach pilnych - awaryjnych. Omówimy również zagadnienia dotyczące opisu przedmiotu zamówienia, warunków i wykluczenia, regulaminu komisji przetargowej oraz inne obejmujące procedury o wartości zamówienia poniżej oraz równej lub powyżej progów unijnych na przykładzie zamówienia z wolnej ręki / negocjacji bez ogłoszenia / trybu podstawowego. Zostanie podany praktyczny przykład przygotowania analizy potrzeb i wymagań wymagany w procedurach unijnych. Zostaną przedstawione rozwiązania, w jaki sposób w 24 h zrealizować procedurę realizacji zamówienia w sytuacji pilnej – awaryjnej poprzez zawarcie nowej umowy lub zmiany umowy zawartej z wykonawcą.

1. Zestawienie regulacji prawnych związanych z systemem zamówień publicznych, w tym ustawy Prawo zamówień publicznych i aktów wykonawczych.
2. Zmiany w systemie zamówień publicznych w 2026 roku. Praktyczne podpowiedzi.
3. Analiza podstawowych pojęć i definicji. Informacje praktyczne.
4. System zamówień publicznych z podziałem na rodzaje.
5. Wartość zamówienia – obliczenie / schemat i wpływ na obowiązki wynikające z ustawy pzp.
6. Rodzaj przedmiotu zamówienia (wstęp) – opis /określenie/wymagania.
7. Warunki udziału, wykluczenia w procedurach zamówień publicznych w procedurach pilnych – awaryjnych.
8. Mechanizm wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, gdy brakuje środków na realizację zamówienia.
9. Rozwiązania organizacyjne - wymagania i obowiązki. Regulamin komisji przetargowej z uwzględnieniem sytuacji pilnej - awaryjnej.
10. Realizacja zamówień publicznych w krótkim czasie – zestawienie gotowych rozwiązań. Część I.
11. Uzasadnienie wyboru trybu zamówienia z wolnej ręki – analiza najczęściej występujących przypadków.
12. Uzasadnienie wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia – analiza najczęściej występujących przypadków.
13. Rozwiązania na zamówienie awaryjne - pilne 24h (opracowanie autorskie).
14. Zestawienie regulacji prawnych związanych z omawianym zakresem tematycznym.
15. Analiza potrzeb i wymagań w procedurach o wartości równej lub powyżej progów unijnych w trybie negocjacji bez ogłoszenia lub zamówienia z wolnej ręki.
16. Analiza przypadku – ćwiczenia.

DZIEŃ II – 4 listopada 2025 r.

Przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o wartości równej lub powyżej 130 000 zł / 170 000 zł w trybach „awaryjnych, pilnych” – część I.

Podczas drugiego dnia kursu zostanie omówiony etap przygotowania do postępowania łącznie z omówieniem zaproszenia do negocjacji i załączników w zamówieniach z wolnej ręki. Na przykładowym rozwiązaniu omówimy i przećwiczymy: procedurę postępowania w trybie zamówienia z wolnej ręki z analizą możliwych błędów i nieprawidłowości, które często występują w tego typu procedurach. Lista sprawdzająca (wersja edytowalna) przed wszczęciem postępowania pozwoli praktycznie zweryfikować prawidłowe przygotowanie postępowania. Na przykładowych dokumentach zostanie omówiona procedura prowadzenia negocjacji z wykonawcą, unieważnienia postępowania, żądania wyjaśnień czy poprawy/uzupełnienia dokumentów lub oświadczeń. Po zawarciu umowy uczestnicy poznają praktyczne rozwiązania związane z nadzorowaniem realizacji umowy w zamówieniach publicznych, konieczność przygotowania raportu z realizacji umowy, ogłoszenia o wykonaniu umowy.

1. Schemat czynności w trybie zamówienia z wolnej ręki poniżej progów unijnych (klasyk).
2. Schemat czynności w trybie zamówienia z wolnej ręki o wartości równej lub powyżej progów unijnych (klasyk).
3. Schemat czynności w trybie zamówienia z wolnej ręki (in-house).
4. Uzasadnienie wyboru trybu zamówienia z wolnej ręki – analiza przypadku. Schemat postępowania w oparciu o orzecznictwo KIO i opinie UZP. Ćwiczenia praktyczne.
5. Ogłoszenie o planowanych postępowaniach w BZP.
6. Ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy w trybie zamówienia z wolnej ręki w BZP – czy warto.
7. Zaproszenie do negocjacji – niezbędne wymagania w zależności od okoliczności wyboru trybu.
8. Strona organizacyjna przygotowania do postępowania.
9. Zaproszenie do negocjacji – pisemność postępowania.
10. Zestawienie dokumentów wymaganych w procedurze zamówienia z wolnej ręki w zależności od wartości zamówienia oraz przesłanki/okoliczności wyboru trybu.
11. Analiza dokumentów złożonych w trybie zamówienia z wolnej ręki.
12. Wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia w połączeniu z warunkami udziału w postępowaniu, podmiotowymi środkami dowodowymi, projektem umowy, protokołem odbioru, karami umownymi.
13. Dokumentowanie postępowania. Zawarcie umowy w trybie zamówienia z wolnej ręki.
14. Unieważnienie postępowania w trybie zamówienia z wolnej ręki.
15. Realizacja umowy – wymagania formalne. Część I.
16. Lista sprawdzająca w trybie zamówienia z wolnej ręki przed wszczęciem postępowania. Dokumentacja, czynności.
17. Lista sprawdzająca w przypadku umów, gdzie przedmiotem zamówienia jest dostawa, usługa lub robota budowlana – niezbędne minimum.
18. Analiza przypadku – ćwiczenia.

DZIEŃ III – 5 listopada 2025 r.

Przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o wartości równej lub powyżej 130 000 zł / 170 000 zł w trybach „awaryjnych, pilnych” – część II. Realizacja umowy i możliwe zmiany.

Podczas trzeciego dnia kursu zostanie omówiony etap przygotowania do postępowania, łącznie z omówieniem zaproszenia do negocjacji i załączników, w trybie negocjacji bez ogłoszenia. Na przykładowym rozwiązaniu omówimy i przećwiczymy: procedurę postępowania w negocjacji z analizą możliwych błędów i nieprawidłowości, które często występują w tego typu procedurach. Na wzorach dokumentów zostanie omówiona procedura prowadzenia negocjacji z wykonawcą, unieważnienia postępowania, żądania wyjaśnień czy poprawy/uzupełnienia dokumentów lub oświadczeń. Po zawarciu umowy uczestnicy poznają praktyczne rozwiązania związane z nadzorowaniem realizacji umowy w zamówieniach publicznych, konieczność przygotowania raportu z realizacji umowy, ogłoszenia o wykonaniu umowy. W tej części kursu zostanie omówiona także technika prowadzenia postępowania w trybie pilnym dla przetargu nieograniczonego (wartość zamówienia równa lub powyżej progów unijnych) z terminem składania ofert 16 dni oraz skróconym okresem badania i oceny ofert wraz z dniem zawarcia umowy.

1. Schemat czynności w trybie negocjacji bez ogłoszenia poniżej progów unijnych (klasyk).
2. Schemat czynności w trybie negocjacji bez ogłoszenia o wartości równej lub powyżej progów unijnych (klasyk).
3. Uzasadnienie wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia – analiza przypadku. Schemat postępowania w oparciu o orzecznictwo KIO i opinie UZP. Ćwiczenia praktyczne.
4. Ogłoszenie o planowanych postępowaniach w BZP.
5. Ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy – obowiązek czy możliwość?
6. Praca komisji przetargowej w trybie negocjacji.
7. Negocjacje z wykonawcą.
8. Przygotowanie SWZ, zaproszenie do złożenia oferty.
9. Badanie i ocena ofert w trybie negocjacji bez ogłoszenia
10. Unieważnienie postępowania – wymagania – przykładowe dokumenty i czynności.
11. Zawarcie umowy i nadzór nad realizacją umowy – rozwiązania organizacyjne. Dokumentacja.
12. Zmiana umowy – aneksy. Zakres możliwości zmian w umowach zaplanowanych i niezaplanowanych. Dokumentacja, przykładowe rozwiązania. Lista sprawdzająca umowę. Ćwiczenia.
13. Wykonanie umowy. Protokół odbioru. Przykładowe rozwiązanie. Raport z realizacji umowy w świetle art. 446 ust 1 ustawy pzp – przykład. Zestawienie praktycznych uwag. Ogłoszenie o wykonaniu umowy w BZP. Wypełnienie oraz punkty krytyczne.
14. Sprawozdania z udzielonych zamówień – przykład. Zestawienie uwag/ćwiczenia.
15. Procedura pilna – szybka w trybie przetargu nieograniczonego.
16. Ćwiczenia – panel warsztatowy.

Podsumowanie kursu.

Test sprawdzający wiedzę.

Zamawiający, czyli osoby odpowiedzialne za przygotowanie i realizację zamówień publicznych: kierownicy jednostek, komisja przetargowa, służby finansowo-księgowe, osoby zajmujące się przygotowaniem postępowania lub nadzorem nad realizacją zamówienia (umowy). Wykonawcy, który są zainteresowani poznaniem schematu i czynnościami, które ma wypełnić zamawiający w zamówieniach publicznych. Osoby zajmujące się kontrolami zamówień publicznych lub nadzorujące ich poprawność w danej jednostce.

Jeden z najbardziej cenionych specjalistów i trenerów w zakresie zamówień publicznych w Polsce. Zamówieniami publicznymi zajmuje się od 1994 roku. Doskonale zorientowany w specyfice funkcjonowania podmiotów podlegających systemowi zamówień publicznych. Trener zamówień publicznych wpisany w roku 1994 na listę Prezesa UZP w zakresie: dostaw, usług, usług informatycznych oraz robót budowlanych. Autor licznych publikacji i artykułów. W latach 1995-2006 wpisany na listę arbitrów Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. Wiedza praktyczna sprawdza się przy konsultacjach, przygotowaniu i prowadzeniu postępowań, weryfikacji ogłoszeń o zamówieniu i treści specyfikacji, budowaniu rozwiązań organizacyjnych lub w prowadzeniu szkoleń na terenie całego kraju. Jest to osoba posiadająca cenny zbiór doświadczeń i sprawdzonych rozwiązań, z których warto skorzystać. Praktyk w trzech płaszczyznach: zamawiający, wykonawca oraz kontrola zamówień. Każdego roku w jego szkoleniach bierze udział kilka tysięcy osób (średnio w roku ok. 100 szkoleń jedno, dwu lub trzydniowych), a częste konsultacje i doradztwo (także telefonicznie) są prowadzone od 31 lat. W rankingach popularności osób prowadzących szkolenia niezmiennie zajmuje czołowe pozycje.