• * Na Maku zamiast klawisza Alt używaj Ctrl+Option(⌥)

Kurs: Nowoczesny sekretariat w urzędzie - klucz do efektywnego zarządzania i administracji

Miejsce
Internet
Termin
04-17 kwietnia 2024
Czas trwania
09:00 - 14:30
Cena
1499 zł
Zapisz się na szkolenie

4, 10, 16, 17 kwietnia 2024 r.
Kurs odbywać się będzie 1, 2 dnia w godzinach 09:00-13:00 oraz 3, 4 dnia w godzinach 09:00-14:30

Ważne informacje o szkoleniu

Sprawnie zarządzany i prowadzony sekretariat to klucz do sukcesu nie tylko w przedsiębiorstwach prywatnych ale także w administracji. To najważniejsze miejsce każdej instytucji. Dlatego od osób w nim pracujących oczekuje się wielu umiejętności, które pozwolą na sprawne zarządzenie a także prawidłową obsługę Klienta często trudnego oraz innych osób zatrudnionych w danej jednostce.

Zapraszamy Państwa do udziału w 4 dniowym kursie on-line, którego celem jest wyposażenie uczestników w  wiedzę i praktyczne umiejętności, pozwalające na obsługę i prowadzenie sekretariatu na najwyższym poziomie.

Ważnym punktem szkolenia jest omówienie zasad współpracy i zasady przekazywania informacji na poziomie szef – pracownik, a także radzenie sobie z presją czasu oraz stresem. Pierwszego oraz drugiego dnia Uczestnicy zdobędą również podstawową wiedzę z zakresu e-doręczeń. Każdego dnia będą mieć Państwo możliwość skonsultowania  z ekspertami problematycznych i trudnych dla Państwa zagadnień.

Kurs został przygotowany i będzie prowadzony przez doświadczonych ekspertów, którzy przekazują wiedzę w sposób zrozumiały i dostępny, a także zapewniają możliwość konsultacji po zakończeniu szkolenia. Wybraliśmy ekspertów z którymi współpracujemy od wielu lat i takich, których szkolenia cieszą się ogromnym uznaniem wśród uczestników.

zwiń
rozwiń
Cele i korzyści

Celem 4-dniowego kursu jest:

  • Zapewnienie wiedzy prawnej i administracyjnej: Uczestnicy kursu zostaną wyposażeni w praktyczną wiedzę na temat kluczowych i obowiązujących przepisów prawnych i administracyjnych w pracy sekretariatu.
  • Rozwój umiejętności organizacyjnych: kurs ma na celu rozwinięcie umiejętności zarządzania dokumentacją i efektywnej organizacji pracy biurowej.
  • Wzmacnianie kompetencji komunikacyjnych: Uczestnicy nauczą się efektywnych technik komunikacji, zarówno pisemnej, jak i ustnej z klientami i współpracownikami oraz radzenia sobie z trudnymi sytuacjami.
  • Zbudowanie profesjonalnego wizerunku sekretariatu: Kurs kładzie nacisk na świadome kreowanie wizerunku sekretariatu i usprawnianie pracy w biurze, w tym aspekty savoir-vivre.
  • Omówienie praktycznych aspekty prowadzenia sekretariatu: Uczestnicy zdobędą praktyczne umiejętności w zakresie obsługi programów biurowych, edycji tekstów, a także poznają zasady dostępności cyfrowej.
  • Pokazanie sposobów radzenia sobie z presją czasu i stresem: Kurs pomoże uczestnikom lepiej zarządzać czasem i radzić sobie ze stresem, co jest kluczowe w dynamicznym środowisku pracy sekretariatu.
  • Zaprezentowanie praktycznych umiejętności tworzenia dokumentów: Uczestnicy zdobędą umiejętności tworzenia klarownych, czytelnych i gramatycznie poprawnych dokumentów urzędowych i mailowych.
  • Omówienie zasad dostępności cyfrowej: Podczas kursu pokażemy zasady publikacji dokumentów zgodnie z wytycznymi dostępności cyfrowej.
  • Nabycie umiejętności przydatnych w pracy sekretariatu: Uczestnicy kursu opanują szereg umiejętności bezpośrednio związanych z codzienną pracą w sekretariacie, co przyczyni się do zwiększenia ich efektywności i profesjonalizmu.
zwiń
rozwiń
Program

I Dzień 4 kwietnia 2024 r. 

ORGANIZACJA I PRAKTYKA PRACY SEKRETARIATU W KONTEKŚCIE OBOWIĄZUJĄCYCH PRZEPISÓW PRAWNYCH
1. Zastosowanie kodeksu postępowania administracyjnego w pracy sekretariatu oraz biura obsługi mieszkańca/klienta urzędu. 
2. Skargi i wnioski i petycje.
3. Udostępnianie informacji publicznej – krok po kroku.
4. Realizacja uprawnień informacyjnych i kontrolny na gruncie ustaw samorządowych.
5. Pełnomocnictwa i upoważnienia.
6. Przyjmowanie oświadczeń majątkowych a poufność.
7. Doręczanie korespondencji a ustawa o doręczeniach elektronicznych:
a. Czym są doręczenia elektroniczne?
b. Jakiej korespondencji dotyczą doręczenia elektroniczne?
c. Czym jest:
- PURDE – Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego – standardy, eidas, usługi zaufania publicznego; 
- PUH – Publiczna Usługa Hybrydowa; 
- KURDE - Kwalifikowana Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego – standardy.
d. Jak będą wyglądały doręczenia w ramach PURDE w podmiotach publicznych:
- znaczenie Bazy Adresów Elektronicznych (BAE);  
- przez jaki czas korespondencja w ramach realizacji PURDE jest dostępna do pobrania przez adresata?
- wielkość pojedynczej korespondencji w ramach realizacji PURDE;
- wymagania dla plików załączanych do przesyłek w ramach realizacji PURDE;
- integracja systemu kancelaryjnego z systemem OW z wykorzystaniem API;
- doręczanie korespondencji za pomocą PURDE, kiedy dochodzi do doręczenia;
- dowody potwierdzające poszczególne etapy świadczenia PURDE (dowody wysłania, dowody otrzymania, dowody jako nieodłączna część korespondencji, okres przechowywania dowodów).
e. Skrzynka do doręczeń:
- skrzynka do doręczeń jako system informatyczny;
- kim jest Administrator Skrzynki do Doręczeń, zadania Administratora, udzielanie dalszych pełnomocnictw, kogo ustanowić Administratorem, zarządzenie w sprawie wyznaczenia Administratora- czy jest konieczne;
- dostęp do zasobów skrzynki i jej pojemność;
- archiwizacja korespondencji;
- jak wygląda skrzynka do doręczeń – na przykładzie? 
- jak wyszukiwać adresata w skrzynce do doręczeń?
- jak wysłać korespondencję?
f. Relacja między doręczeniami elektronicznymi a EPUAP.
g. Jak będą wyglądały doręczenia w ramach PUH:
- Publiczna Usługa Hybrydowa – jak przygotować wysyłkę aby nie została odrzucona przez OW – pocztę Polską. Warunki dla przesyłek w ramach PUH;
- doręczanie przesyłek w ramach PUH, Czas realizacji PUH, maksymalna ilość kartek, parametry podstawowe i dodatkowe;
- wymagania dla pliku PDF z treścią korespondencji dla przesyłki w ramach realizacji PUH;
- potwierdzenie nadania, potwierdzenie doręczenia, niedoręczenie przesyłki, raporty, zwroty do nadawcy.
- kiedy dochodzi do doręczenia?
- dostępność dowodów w związku z realizacją PUH;
- niszczenie przesyłek jako usługa dodatkowa;
- PUH w kontekście tajemnicy korespondencji i ochrony danych osobowych.
h. Korespondencja podmiotów publicznych z podmiotami niepublicznymi i osobami fizycznymi. Które podmioty niepubliczne zobowiązane są posiadać adres do doręczeń?
8. Ochrona danych osobowych w pracy sekretariatu.
9. Dyskusja.
 

zwiń
rozwiń
Adresaci

Kurs kierujemy do osób zatrudnionych w sekretariacie JST, biurach rady, kancelariach, lub planujących podjąć taką pracę, a także innych pracowników, którzy w ramach obowiązków służbowych mają za zadanie obsługę i prowadzenie prac sekretariatu, wydziału bądź zespołu.

zwiń
rozwiń
Informacje o prowadzącym

Trener 1 - radca prawny, ekspert z zakresu prawa administracyjnego, prawa pracy oraz przepisów prawnych dotyczących k.p.a., ochrony danych osobowych, udostępniania danych, dostępu do informacji publicznej, realizacji zadań własnych i zleconych jst. Doświadczona trenerka, prowadząca od kilkunastu lat szkolenia, podnoszące kwalifikacje pracowników administracji publicznej. Autorka komentarzy i opinii prawnych. (Dzień I)

Trener 2 - specjalista ds. zarządzania dokumentacją, doktor nauk humanistycznych z zakresu historii najnowszej i archiwistyki, biegły sądowy, pracowała w administracji państwowej, prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o czasie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego. (Dzień II)

Trener 3 - jako trener i konsultant od ponad 20 lat pomogła wielu osobom w rozwiązywaniu problemów na poziomie indywidualnym oraz firmowym. Realizowała szereg szkoleń dla jednostek samorządowych z zakresu m.in. obsługi klienta, komunikacji interpersonalnej, rozwiązywania konfliktów, zarządzania zasobami ludzkimi. Swoją specjalistyczną wiedzę przekłada na praktyczne rozwiązania. Jest socjologiem o specjalności komunikacja społeczna i badanie rynku. Posiada Certyfikat Licensed International Coach and Consultant of Meta Recruitment and Selection of Employees (TM). (Dzień III)

Trener 4 - Specjalista w kilku dziedzinach praktycznych zastosowań prawa i technik cyfrowych np: zaawansowany Excel (+VBA, +SQL, +Python, +R), „Remont” Ochrony Danych Osobowych (RODO/GDPR), dostęp do informacji publicznej, techniki i technologie przeprowadzania szkoleń online, grafika komputerowa. W ocenach i opiniach działalności szkoleniowej Uczestnicy podkreślają umiejętności jasnego i prostego przedstawiania nawet mocno skomplikowanych i złożonych tematów i zagadnień, profesjonalizm i głębokie zrozumienie tematu oraz swobodę i łatwość w przekazywaniu kluczowych treści. (Dzień IV)

zwiń
rozwiń
Lokalizacja
Internet

Szkolenia w formule on-line realizowane na żywo za pomocą platformy, która umożliwia obustronną komunikację między prowadzącym szkolenie a uczestnikami.

Koordynatorzy
Milena Dudek
Kierownik Ośrodka Kształcenia Samorządu Terytorialnego im. Waleriana Pańki we Wrocławiu
tel. 507 450 179
milena.dudek@okst.pl
Katarzyna Nowak
Kierownik działu sprzedaży
tel. 32 253 63 77
katarzyna.nowak@okst.pl
Anna Rawza
Specjalista ds. sprzedaży
tel. 32 253 84 09
anna.rawza@okst.pl
Informacje dodatkowe

Cena: 1499 PLN netto/os. Udział w kursie zwolniony z VAT w przypadku finansowania szkolenia ze środków publicznych.

Wypełnioną kartę zgłoszenia należy przesłać do 29 marca 2024 r.