Kurs kancelaryjno-archiwalny – poziom I

• Zapoznanie uczestników z aktualnym porządkiem prawnym w zakresie postępowania
  z dokumentacją w jednostce, ze szczególnym uwzględnieniem zmian w ustawie archiwalnej
• Zdobycie wiedzy na temat procesów kancelaryjno-archiwalnych i obowiązującego systemu kancelaryjnego
• Nabycie kwalifikacji niezbędnych do prowadzenia archiwów zakładowych i składnic akt w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych.

Kurs kończy się egzaminem i wydaniem certyfikatów dla uczestników, którzy otrzymują pozytywny wynik egzaminu.

Kurs honorowany jest przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych.

DZIEŃ 1:

1. Podstawy prawne zarządzania dokumentacją (ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach; rozporządzenie  Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej, akty prawne wydane na podstawie ustawy archiwalnej) oraz słowniczek pojęć kancelaryjno-archiwalnych.
2. Normatywy kancelaryjno-archiwalne regulujące postępowanie z dokumentacją w danej jednostce organizacyjnej (zakres przedmiotowy i znaczenie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji archiwalnej).
3. Różnice i podobieństwa między archiwum zakładowym a składnicą akt.

DZIEŃ 2:

1. Czynności kancelaryjne w jednostce (obieg dokumentacji: wpływ i rejestracja korespondencji, dekretacja, tworzenie akt spraw, kompletowanie dokumentacji w komórkach organizacyjnych).
2. Zasady redagowania pism urzędowych (ćwiczenia praktyczne z tworzenia, znakowania i rejestrowania korespondencji)
3. Obowiązki komórek organizacyjnych w odniesieniu do dokumentacji zakończonej. Przygotowanie teczek rzeczowych do przekazania do archiwum zakładowego.
4. Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności lub reorganizacji jednostki organizacyjnej.

DZIEŃ 3:

1. Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji w podmiocie. Kryteria wartościowania dokumentacji. Konstrukcja i znaczenie jednolitego rzeczowego wykazu akt (ćwiczenia praktyczne z wykorzystaniem wykazów akt).
2. Organizacja archiwum zakładowego lub składnicy akt. Lokal i zasady rozmieszczania dokumentacji w magazynach archiwalnych. Prawa i obowiązki archiwisty zakładowego.
3. Zbiór dokumentacji i środki ewidencyjne (rodzaje spisów zdawczo-odbiorczych, druki i formularze archiwalne). Konstrukcja sygnatury archiwalnej i rola wykazu spisów zdawczo-odbiorczych.
4. Udostępnianie dokumentacji w archiwum zakładowym (wypożyczenia na potrzeby wewnętrzne, kwerendy archiwalne). Procedura wycofania dokumentacji z archiwum.

DZIEŃ 4:

1. Porządkowanie dokumentacji (etapy prac porządkowych, przynależność zespołowa, segregacja i systematyzacja, opis teczek rzeczowych, inwentaryzacja). Identyfikacja dokumentacji własnej, odziedziczonej i obcej.
2. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (cel i realizacja procedury usuwania dokumentacji, kwestie RODO).
3. Przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego wg. obowiązujących standardów (opis teczek rzeczowych, zabezpieczenie techniczne materiałów, ewidencja, przygotowanie notatki informacyjnej)
4. Testowy egzamin kwalifikacyjny

Kurs skierowany jest do osób zatrudnionych zwłaszcza w JST i państwowych podmiotach (referentów, inspektorów), ale także prowadzących pracowników biura i sekretariaty w podmiotach niepublicznych, personelu odpowiedzialnego za prowadzenie archiwów zakładowych i składnic akt (wymóg posiadania kursu określają normatywy kancelaryjno-archiwalne) lub odpowiedzialnych za archiwizację dokumentacji projektów finansowanych ze środków unijnych.

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor n. hum. z zakresu archiwistyki, biegły sądowy, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich EMBA, wieloletni pracownik Oddziału Nadzoru Archiwalnego w archiwum państwowym, prowadzi własną działalność gospodarczą z zakresu spraw kancelaryjno-archiwalnych.