Instrukcja kancelaryjna – obieg dokumentów w urzędzie. Elektroniczne zarządzanie dokumentem w świetle nowych praktyk wykorzystywania systemu EZD jako systemu wspomagającego system tradycyjny

poznanie zasad prowadzenia dokumentacji w Urzędzie zarówno w systemie tradycyjnym (papierowym) jak też tradycyjnym przy wsparciu systemów elektronicznych czy też samego elektronicznego obiegu. Szkolenie to również miejsce, gdzie będzie można poznać wady i zalety EZD oraz systemu tradycyjnego i przygotować się do nieuchronnych zmian. W czasie szkolenia będzie można nauczyć się bądź przypomnieć jakie są zasady pisowni pism urzędowych i nowe trendy dotyczące tego tematu, w tym zasady podpisywania pism podpisem elektronicznym. Dla początkujących urzędników ważnym elementem szkolenia z pewnością będzie nauka przygotowania prowadzonej dokumentacji do archiwum zakładowego.

I. Instrukcja Kancelaryjna:

1. Najważniejsze definicje/określenia użyte w instrukcji;

2. Rejestracja wpływów do Urzędu;

3. Znakowanie spraw;

4. Sposób rejestracji spraw (w tym prowadzenie spisu spraw, zakładania teczek aktowych, prowadzenie teczek zbiorczych, przedmiotowych i podmiotowych – ich praktyczne stosowanie);

5. Elementy jakie powinno zawierać pismo załatwiające sprawę oraz egzemplarz a/a, stosowanie formuły „otrzymują/do wiadomości”;

6. Postępowanie z przesyłkami wpływającymi do Urzędu w postaci elektronicznej (przesyłki wpływające do Urzędu na informatycznym nośniku danych, drogą poczty elektronicznej, e-PUAP);

7. Stosowanie pieczęci w Urzędzie;

8. Dekretacja;

9. Akceptacja wielostopniowa;

10. Jednolity rzeczowy wykaz akt (budowa i praktyczne stosowanie);

11. Archiwizacja dokumentacji zakończonej, standardy porządkowania, ewidencjonowania, technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem do archiwów państwowych;

12. Przepisy nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, a stosowanie instrukcji kancelaryjnej, w szczególności w części dotyczącej jednolitego rzeczowego wykazu akt i kwalifikator dokumentacji tj.: budowa wykazu akt, podstawowe zasady rozbudowy/zmian w wykazach akt, kwalifikator dokumentacji jako forma uzupełnienia wykazu akt;

13. Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych.

II. Elektroniczne Zarządzanie Dokumentem w świetle nowych praktyk wykorzystywania systemu EZD jako systemu wspomagającego system tradycyjny, a w szczególności:

1. Zasady korespondencji dwutorowej : tradycyjnej i elektronicznej w jednej sprawie,

2. Elektroniczny obieg a obieg papierowy,

3. Wykorzystanie ePUAPu w elektronicznej skrzynce podawczej oraz podpisu elektronicznego,

4. Potwierdzanie za zgodność dokumentów elektronicznych oraz weryfikacja podpisu elektronicznego, stosowanie pieczęci w tym zakresie,

5. Problemy z terminowością załatwianych spraw za pośrednictwem ePUAPu a UPO – (tematyka związana z powtarzającymi się awariami systemu).

Sekretarze, Kierownicy wydziałów organizacyjnych w jednostkach administracji publicznej, Kierownicy samorządowych jednostek organizacyjnych, pracownicy kancelarii, sekretariatów, archiwów zakładowych, pracownicy merytoryczni wszystkich podmiotów zobowiązanych do postępowania
z dokumentacją papierową i elektroniczną zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dn. 18.01.2011 w sprawie instrukcji kancelaryjnej […] w systemie tradycyjnym lub EZD.

były wieloletni pracownik Urzędu Wojewódzkiego – zastępca kierownika Oddziału Kontroli. Od 2009 roku pracowała na stanowisku Kierownika Referatu Organizacyjnego Urzędu Miasta, gdzie obecnie piastuje stanowisko Zastępcy Dyrektora Departamentu Organizacyjnego i Nadzoru. W Urzędzie Miejskim między innymi odpowiadała za wdrożenie nowej instrukcji kancelaryjnej. W ramach obowiązków, na co dzień zajmuje się kontrolą przestrzegania instrukcji kancelaryjnej przez pracowników Urzędu oraz obiegu dokumentów w urzędzie w tym obiegu elektronicznego, nadzorem nad Kancelarią Ogólną Urzędu. W strukturze Departamentu znajduje się również Archiwum Zakładowe, które wspiera jako szkoleniowiec urzędników i stanowi wsparcie dla koordynatora czynności kancelaryjnych, będącego kierownikiem tegoż Archiwum. Wykładała w Wyższej Szkole Administracji Publicznej w Białymstoku w zakresie kontroli w administracji publicznej oraz wiedzy na temat instrukcji kancelaryjnej jednostek administracji publicznej (tej dotyczącej materiałów jawnych, jak też kancelarii tajnych, ochrony danych osobowych oraz dostępu do informacji publicznej), obecnie prowadzi zajęcia z instrukcji kancelaryjnej na Uniwersytecie w Białymstoku w ramach studiów podyplomowych z zakresu administracji publicznej. Poza instrukcją kancelaryjną prowadzi szkolenia z dostępu do informacji publicznej czy zasad wykonywania kontroli, a w czasie wdrażania zasad kontroli zarządczej również z tego zakresu.