Instrukcja kancelaryjna i jednolity rzeczowy wykaz akt w jst i ich jednostkach organizacyjnych – opracowanie, wdrożenie i stosowanie

Przedmiotem szkolenia jest przybliżenie uczestnikom, w aspekcie praktycznym (warsztatowym), problematyki budowy i stosowania instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt, a także kwestii dokonywania zmian i uzupełnień w tych dokumentach. Prowadząca w przystępny sposób przedstawi zasady ich opracowywania oraz tryb wprowadzania do stosowania. Na przykładowych wzorach omówi postępowanie z dokumentacją w systemie tradycyjnym i w elektronicznym zarządzaniu dokumentacją, w świetle instrukcji kancelaryjnej i JRWA w samorządowych jednostkach organizacyjnych.

• Pozyskanie wiedzy o przepisach prawa regulujących budowę i stosowanie instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt.
• Nabycie wiedzy niezbędnej w prowadzeniu sekretariatu, kancelarii, m.in. umiejętności zakładania teczek rzeczowych i prowadzenia akt spraw, zakładania i uzupełniania spisów spraw oraz rejestrów kancelaryjnych.
• Poznanie zasad porządkowania dokumentacji oraz sporządzania spisu zdawczo-odbiorczy akt spraw zakończonych, przekazywanych do archiwum zakładowego (składnicy akt).
• Możliwość uzyskania odpowiedzi na problematyczne kwestie związane z tematem szkolenia.

1. System kancelaryjny dziennikowy i bezdziennikowy.
2. Instrukcja kancelaryjna – zakres regulacji.
3. Budowa jednolitego rzeczowego wykazu akt.
4. Stosowanie jednolitego rzeczowego wykazu akt.
5. Zakładanie i prowadzenie teczek rzeczowych spisów spraw, rejestrów kancelaryjnych.
6. Prowadzenie teczek zbiorczych na dokumentację.
7. Teczka akt jednej sprawy.
8. Prowadzenie dokumentacji nie stanowiącej akt spraw.
9. Kwalifikacja archiwalna dokumentacji.
10. Porządkowanie teczek akt spraw zakończonych.
11. Zasady przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego.

Pracownicy prowadzący sekretariat, kancelarię, obsługę kancelaryjną w jednostkach samorządu terytorialnego i ich jednostkach organizacyjnych. Pracownicy zakładający teczki rzeczowe, prowadzący sprawy, prowadzący teczki zbiorcze na dokumentację, teczki akt jednej sprawy w samorządowych jednostkach organizacyjnych (szkole, przedszkolu, bibliotece, ośrodku pomocy społecznej, zakładzie gospodarki komunalnej, etc.). Pracownicy przekazujący akta spraw zakończonych do archiwum zakładowego i składnicy akt.

Pracownik państwowej służby archiwalnej, wieloletni wykładowca z doświadczeniem w prowadzeniu szkoleń dla urzędników, pracowników państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych oraz studentów uczelni wyższych o specjalizacji archiwalnej.