Archiwizacja w spółkach komunalnych

Spółki komunalne, z uwagi na fakt, że są w 100% własnością samorządu terytorialnego, zobligowane są do realizacji obowiązków wynikających z tzw. Prawa archiwalnego. Ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz akty wykonawcze do niej, zobowiązują spółki m.in. miejskie lub powiatowe, bez względu na przedmiot ich działalności (np. działające w formie spółek ZOZ-y, zakłady gospodarki komunalnej lub mieszkaniowej, itp.) do uregulowania zasad zarządzania dokumentacją w normatywach kancelaryjno-archiwalnych zaopiniowanych przez służbę archiwalną, stosowania systemu kancelaryjnego bezdziennikowego, formalnego określenia sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych oraz dokumentowania przebiegu załatwianych spraw (EZD, system tradycyjny). Równie istotne są także zagadnienia związane z prawidłową archiwizacją, by nie narazić spółki na konsekwencje wynikające z art. 267 Kodeksu karnego lub przepisów z zakresu Ochrony danych osobowych. Pamiętać należy, że wszystkie sprawy i zadania prowadzone w spółkach przez pracowników merytorycznych muszą dobiec końca. Zapraszamy na szkolenie dedykowane pracownikom prowadzącym dokumentację, którzy powinni przeprowadzić także jej „archiwizację” czyli prawidłowo przygotować dokumentację do przekazania do archiwum jednostki organizacyjnej.

W trakcie zajęć między innymi:

• Ustalimy spółki, które muszą stosować Prawo archiwalne.
• Zdefiniujemy obowiązki spółek w zakresie postępowania z dokumentacją.
• Przedstawimy podstawy dla czynności kancelaryjnych.
• Określimy rodzaje dokumentów wytwarzanych w spółkach i okres jej ich przechowywania.
• Omówimy zagadnienia stanowiskowej odpowiedzialności za dokumentację zakończoną oraz zasady jej porządkowania.

• Uzyskanie wiedzy w zakresie porządkowania oraz ewidencjonowania dokumentacji spraw zakończonych.
• Zrozumienie zasad systemu kancelaryjnego i archiwalnego obowiązującego w spółkach komunalnych.
• Pozyskanie umiejętności prawidłowego klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami.
• Poznanie zasad prawidłowego przechowywania i archiwizowania dokumentacji w sposób zgodny z wymogami prawa archiwalnego oraz ochrony danych osobowych.
• Uniknięcie ryzyka prawnego związanego z nieprawidłowym zarządzaniem dokumentacją, w tym odpowiedzialności wynikającej z Kodeksu karnego i RODO.
• Podniesienie kompetencji pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie, archiwizowanie oraz nadzór nad dokumentacją w spółkach komunalnych.
• Poznanie najlepszych praktyk w zakresie organizacji dokumentacji i archiwizacji, co przełoży się na efektywniejsze funkcjonowanie spółki.

1. Usytuowanie spółek komunalnych w polskim porządku archiwalnym. Podstawy prawne dla prowadzenia i archiwizowania dokumentacji gromadzonej, wytwarzanej i przechowywanej w spółkach komunalnych.
2. Obowiązki spółek komunalnych w zakresie zarządzania własną dokumentacją papierową i elektroniczną.
3. Procedury kancelaryjno-archiwalne w spółce (instrukcje, procedury, polityki).
4. Ustalanie okresu przechowywania dokumentacji z uwzględnieniem problematyki dokumentacji w spółce. Problematyka tworzenia i stosowania jednolitego rzeczowego wykazu akt.
5. Stanowiskowa odpowiedzialność pracowników za wytworzoną przez nich za dokumentację zakończoną.
6. Na czym polega archiwizacja. Etapy prac porządkowych:
• wydzielenie kompletnej dokumentacji spraw zakończonych w danej komórce merytorycznej,
• porządkowanie dokumentacji i formowanie teczek aktowych,
• opis zewnętrzny teczek,
• ewidencjonowanie teczek na spisach zdawczo-odbiorczych.
5. Środki ewidencyjne dokumentacji i posługiwanie się nimi przy udostępnianiu informacji, przetwarzaniu danych osobowych, czy wydzielaniu akt do niszczenia. Dobór właściwych formularzy środków ewidencyjnych dla opracowywanie dokumentacji (spisy zdawczo-odbiorcze informatycznych nośników danych, dokumentacji technicznej, aktowej, czy dla akt kadrowo-płacowych).
6. Techniczne zabezpieczenie dokumentacji (teczki, pudła, paginacja/foliacja, klipsowanie/szycie, konserwacja zabezpieczająca, itp.).
7. Sankcje karne przewidziane prawem w zakresie utraty, zagubienia lub ukrycia dokumentów.
8. Podsumowanie (dyskusja, pytania)
 

Szkolenie skierowane jest do pracowników spółek komunalnych, w szczególności:

• osób odpowiedzialnych za prowadzenie sekretariatów i archiwów zakładowych,
• pracowników administracyjnych i biurowych,
• członków działów organizacyjnych i kadrowych,
• osób zajmujących się obsługą dokumentacji technicznej, księgowej oraz kadrowej,
• kierowników jednostek organizacyjnych, którzy nadzorują obieg dokumentów,
• pracowników odpowiedzialnych za wdrażanie i kontrolę polityki archiwizacji,
• inspektorów ochrony danych (IOD),
• osób przygotowujących dokumentację do przekazania do archiwów państwowych,
• pracowników odpowiedzialnych za cyfryzację i e-archiwizację,
• wszystkich zainteresowanych uporządkowaniem i prawidłowym prowadzeniem dokumentacji w spółce.

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich EMBA, biegły sądowy, wieloletni pracownik administracji państwowej. Prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o okresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.