Forum Sekretarzy: Wdrożenie systemu ochrony sygnalistów w sektorze samorządowym w świetle nowej ustawy - spotkanie stacjonarne

• Przygotowanie do przestrzegania regulacji prawnych związanych z systemem ochrony sygnalistów.
• Zdobycie, uzupełnienie i uporządkowanie aktualnej wiedzy i skutecznych narzędzi zgodnie z nowymi regulacjami krajowymi.
• Poznanie zasad i uzyskanie wskazówek w zakresie prawidłowego wdrożenia procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń w ramach danej instytucji oraz ochrony sygnalistów.

1. Informacje wprowadzające – prosty, tani i efektywny system w organizacji jest możliwy:
• Wyjaśnienie kluczowych pojęć: sygnalista, whistleblowing, działania odwetowe, dobra wiara, kanały zgłoszeń, incydent.
• Korzyści wynikające z whistleblowingu.
• Podstawa prawna: Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz przyszła ustawa wdrażająca normy zawarte w Dyrektywie 2019/1937.
• Postępy w polskiej ustawie o ochronie sygnalistów – ochrona sygnalistów na gruncie nowych przepisów.
2. Minimalne obwiązki wynikające z Dyrektywy 2019/1937 w kontekście sektora samorządowego:
• Cel Dyrektywy.
• Zakres podmiotowy: Jakich podmiotów dotyczą nowe regulacje?
• Sygnalista w sektorze publicznym – specyfika: podległość służbowa, lojalność pracownicza, obawy przed stygmatyzacją, lokalne uwarunkowania.
• Zakres przedmiotowy: Jakie naruszenia mogą być raportowane?
• Kanały dokonywania zgłoszeń: wewnętrzne, zewnętrzne oraz ujawnienie publiczne.
• Sygnalista anonimowy – wyzwanie dla organizacji.
3. Procedura dokonywania zgłoszeń – wdrożenie „krok po kroku” – omówienie procedury i poszczególnych etapów postępowania wyjaśniającego:
• Wewnętrzny kanał dokonywania zgłoszeń.:
- Zalety i wady wewnętrznego raportowania: możliwość wykrycia nadużyć w zarodku, poufność, ochrona dobrego imienia organizacji, przystępność, anonimowość, biurokracja, powódź informacyjna, brak wyszkolonych kadr.
- Podmioty zobowiązane do utworzenia kanałów dokonywania zgłoszeń.
- Opracowanie i wdrożenie indywidualnej procedury dokonywania zgłoszeń
- Szkolenia dla pracowników – zebranie oświadczeń o zapoznaniu się z procedurą.
- Podmioty uprawnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych: wyznaczona osoba, wyznaczony dział lub osoba trzecia.
- Wypracowanie modelu przesyłania i odbierania zgłoszeń.
- Gromadzenie i analizowanie dowodów – archiwizacja dokumentów.
- Prowadzenie postępowania wyjaśniającego – specyfika wewnętrznych postępowań wyjaśniających.
- Analiza zgłoszenia i plan działania: materiał dowodowy, dialog z sygnalistą, kontakt z zainteresowanymi, skład zespołu wyjaśniającego.
- Prowadzenie rozmów wyjaśniających – kluczowy etap postępowania.
- Informacje zwrotne udzielane sygnaliście – terminy.
- Wyciąganie konsekwencji i podejmowanie działań naprawczych.
- Zgłoszenie organom ścigania.
- Przygotowanie do kontroli funkcjonowania mechanizmu w organizacji.
• Ochrona tożsamości sygnalisty.
• Prowadzenie dokumentacji i rejestrów zgłoszeń.
• Dokonanie zgłoszenia w drodze ujawnienia publicznego: Szansa czy zagrożenie?
4. Środki ochrony sygnalisty:
• Zakaz działań odwetowych wobec sygnalisty.
• Środki ochrony przed działaniami odwetowymi.
• Środki wsparcia sygnalisty.
• Wyzwania i wątpliwości związane z ochroną sygnalistów.
5. Możliwość skorzystania z outsourcingu – zlecenie obsługi sygnalistów podmiotowi trzeciemu.
6. Ćwiczenie praktyczne:
• Przedstawienie fikcyjnego stanu faktycznego.
• Omówienie prawidłowego przebiegu dokonania zgłoszenia kanałem wewnętrznym.
• Podsumowanie postępowania wyjaśniającego i czynności naprawczych.

Udział w pracach Forum to jedna ze ścieżek rozwoju osobistego, jakże niezbędnego aby profesjonalnie realizować swoje obowiązki. To także możliwość wymiany doświadczeń pomiędzy pracownikami jst zajmującymi się tą samą tematyką w innej jednostce w województwie. Zachęcamy do współpracy Państwa współpracy, zrzeszenia się w ramach Forum i udziału organizowanych szkoleniach.

Szczegółowe informacje dotyczące Forum znajdujące się w serwisie www FRDL w zakładce Forum Sekretarzy

Radca prawny, absolwentka Uniwersytetu Jagiellońskiego, radca prawny, doświadczony szkoleniowiec, doktor nauk prawnych i adiunkt w Instytucie Prawa Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, praktyk prowadzący własną działalność gospodarczą w formie kancelarii prawnej, od ponad 10 lat zajmuje się kompleksową obsługą prawną podmiotów z sektora publicznego i prywatnego oraz NGO, wdrażaniem kodeksów etyki, zagadnieniami mobbingu i dyskryminacji, ochroną pracowników przed działaniami odwetowymi, wdrażaniem procedur sygnalizowania nieprawidłowości, doradztwem w zakresie tworzenia kompleksowych rozwiązań chroniących sygnalistów, przygotowaniem dedykowanych ocen ryzyka, przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz procedurami antykorupcyjnymi, autorka wielu publikacji z zakresu prawa gospodarczego, cywilnego oraz compliance zarówno w języku polskim, jak i angielskim. Ukończyła z wyróżnieniem kurs organizowany przez GIIF w zakresie zasad przeciwdziałania praniu pieniędzy i terroryzmowi. Na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie wykłada m.in. przedmioty związane z prawem Unii Europejskiej, compliance, przeciwdziałaniem nadużyciom oraz korupcją i praniem pieniędzy. Dysponuje ogromnym doświadczeniem praktycznym popartym rzetelną wiedzą naukową oraz umiejętnościami dydaktycznymi. Od początku kariery zawodowej współpracuje z największymi małopolskimi kancelariami prawnymi i firmami szkoleniowymi.