Dolnośląskie Forum Sekretarzy E-doręczenia. Procedury administracyjne i elektronizacja postępowań administracyjnych w 2025 roku. Obowiązki organów administracji i stron postępowań.

Forum Sekretarzy to platforma współpracy i integracji sekretarzy samorządów lokalnych, organizowana przez Fundację Rozwoju Demokracji Lokalnej (FRDL) od ponad 30 lat. Spotkania odbywają się cyklicznie, a ich celem jest wymiana doświadczeń oraz omówienie aktualnych zagadnień związanych z administracją samorządową. Warto również zaznaczyć, że forum działa na poziomie regionalnym, co umożliwia dostosowanie tematów do specyficznych potrzeb poszczególnych województw. Jak również dzięki działalności Fundacji w całym kraju mają Państwo możliwość spotkania się i nawiązania współpracy z innymi, z pozostałych województw, sekretarzami samorządów lokalnych, co pozwala na wymianę doświadczeń oraz najlepszych praktyk. Uczestnictwo w Forum Sekretarzy to szansa na rozwój zawodowy, a także budowanie sieci kontaktów, które mogą wspierać Państwa w codziennej pracy na rzecz lokalnych społeczności. Dzięki takim inicjatywom, sekretarze mogą lepiej zrozumieć swoje obowiązki i nawiązać cenne kontakty zawodowe, co przyczynia się do efektywniejszego zarządzania jednostkami samorządowymi. Aby dołączyć do Forum Sekretarzy, wystarczy skontaktować się z nami poprzez, np. e-mail milena.dudek@okst.pl lub tel. 507 450 179.

Ustawa o e-doręczeniach wprowadza rewolucyjne zmiany w zakresie funkcjonowania doręczeń elektronicznych, wprowadzając nowe standardy wymiany korespondencji i zastępując, co do zasady, w odniesieniu do podmiotów publicznych – korespondencję tradycyjną formami elektronicznymi.
Podczas szkolenia uczestnicy zostaną zapoznani z nowymi obowiązkami, a uzyskane informacje i wskazówki pozwolą na przygotowanie instytucji do sprawnego zarządzania zewnętrzną korespondencją elektroniczną. Omówione będą również zmiany w ustawie z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych z października 2024 r. Zmiany dotyczące e-doręczeń wymuszają aktualizację wiedzy dotyczącej prawidłowego stosowania procedury administracyjnej, mającej decydujący wpływ na wynik pracy każdego organu administracyjnego. 
Podczas szkolenia w szczególności:
- Poznasz przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego i ich właściwego stosowania w codziennej praktyce orzeczniczej w odniesieniu do obowiązku stosowania e-doręczeń od 1.01.2025 r. oraz zdobycie przydatnych wskazówek, wynikających z praktyki pierwszych dni stosowania e-doręczeń.
- Uporządkujesz wiedzę w zakresie m in. prawidłowego wszczynania postępowania, oceny swojej właściwości, odpowiedniego doręczania pism i decyzji, umiejętności komunikacji ze stroną, z zapewnieniem jej gwarancji procesowych, właściwego formułowania: protokołów sporządzanych w trakcie prowadzonego postępowania, podstawy prawnej decyzji oraz odpowiedniego uzasadniania faktycznego, podejmowanych rozstrzygnięć administracyjnych. 
- Uzyskasz wzory pism i pouczeń kierowanych do stron.
- Będziesz miał możliwość konsultacji kwestii problemowych, uzyskania wskazówek i podpowiedzi z zakresu tematu zajęć. 
Szkolenie poprowadzi doświadczona trenerka, realizująca szkolenia dla administracji publicznej, a jednocześnie członek etatowy SKO, uzyskująca wysokie oceny za jasny i trafny sposób przekazywania wiedzy.

1. Podstawy prawne- zmiany wprowadzone w k.p.a. w 2021 r. wraz elektronizacją postępowań.
2. Termin wdrożenia rozwiązań technicznych, niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
3. Zasada pisemności postępowania administracyjnego w praktyce działania organów administracji z uwzględnieniem specyfiki postępowań pomocowych i rodzinnych.
4. Stosowanie znowelizowanych przepisów k.p.a. w okresie przejściowym do 1 stycznia 2025 r.. 
5. Stosowanie znowelizowanych przepisów k.p.a. w okresie po 1 stycznia 2025 r.. 
6. Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego a publiczna usługa hybrydowa.
7. E-PUAP -zasady działania po wejściu w życie doręczeń elektronicznych w administracji: jak informować stronę w systemie pomocy społecznej i w systemie świadczeń rodzinnych o zmianach w zasadach korzystania z systemu e-PUAP?
8. Wszczęcie postępowania na piśmie – papierowe i elektroniczne – jak powiadomić stronę w pomocy społecznej, jeśli posiada pełnomocnika – czy można wysyłać listy papierowo czy tylko na adres profesjonalnego pełnomocnika?
9. Kierowanie pism do organu, a kierowanie pism do strony- różnice. W jakiej formie po 1 stycznia strona może wnieść podanie? Zmiany dotychczasowych reguł.
10. Komunikacja elektroniczna z innymi organami. Czy organ może wysyłać pisma papierowe do innych organów? Sprawdzanie adresów w BAE- baza adresów elektronicznych.
11. Podpisywanie pism- papierowych i elektronicznych - zasady.
12. Pouczenia kierowane do stron – w zakresie podpisów, formy wnoszenia podania, uzupełniania podania, pozostawiania podania bez rozpoznania 
13. Doręczenia pism, wezwań decyzji po 1 stycznia 2025 r.: zasady, kolejność form doręczenia.
14. Posiadanie adresu do doręczeń przez organ.
15. Posiadanie adresu do doręczeń przez stronę - podmioty zobowiązane do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych- co zrobić w sytuacji, gdy strona nie posiada adresu, a ma taki obowiązek?
16. Sprawdzanie w bazie danych, czy strona postępowania posiada adres do doręczeń elektronicznych.
17. Osoby wykluczone cyfrowo- zasady działania stron postępowania i organu względem tych stron.
18. Skuteczność doręczeń i wpływ na postępowanie w zakresie wezwań.
19. Skuteczność doręczenia a weście decyzji do obrotu prawnego.
20. Wykonalność decyzji a nieprawidłowe doręczenie.
21. Przekazywanie odwołania do organu II instancji – jakie dokumenty są możliwe do przesłania elektronicznie, a jakie drogą pisemną papierową?
22. Odpowiedzi na pytania.

Członkowie Dolnośląskiego Forum Sekretarzy, Sekretarze zainteresowani tematem spotkania, kadra kierownicza, jak również osoby, które chcą poszerzyć swą wiedzę z zakresu problematyki będącej przedmiotem szkolenia.

Specjalistka z zakresu postępowania administracyjnego, członek etatowy Samorządowego Kolegium Odwoławczego, wieloletni praktyk orzecznik, trener szkoleń prawnych z zakresu procedury administracyjnej oraz zabezpieczenia społecznego. Trener szkoleń z zakresu procedury administracyjnej dla gmin i powiatów w całym kraju. Konsultant procedur administracyjnych i zabezpieczenia społecznego Miasta Stołecznego Warszawa.