Aktualizacja instrukcji kancelaryjnych oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt w związku z wdrażaniem EZD i e-Doręczenia

• Wszystkie jednostki administracji publicznej od stycznia 2026 roku będą miały obowiązek korzystania z systemów teleinformatycznych klasy EZD oraz faktycznie prowadzić w nim czynności związane z zarządzaniem dokumentacją, zarówno elektroniczną jak i papierową. W związku z planowanym drożeniem EZD, jak i stosowaniem od bieżącego roku e-doręczeń, warto zrobić przegląd przepisów obowiązujących w swojej jednostce i dokonać stosownych korekt w treści instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt. Należy pamiętać, że to właśnie instrukcja kancelaryjna w powiązaniu z JRWA, który jest kluczowym ogniwem obligatoryjnego systemu bezdziennikowego, określa zasady postępowania z dokumentacją. Szereg jednostek państwowych i samorządowych od lat nie nowelizowało swoich normatywów kancelaryjnych i nie dostosowywało ich do bieżących potrzeb. Mimo np. wspomagania tradycyjnej kancelarii i stosowania EOD jako sposobu pomocniczego w zakresie dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, nie wprowadziło odpowiednich zapisów w instrukcji kancelaryjnej, które stanowiłyby podstawę prawną dla przywołanej praktyki. 
• W trakcie szkolenia przedstawimy kluczowe zagadnienia w obiegu dokumentacji, których opis w normatywach kancelaryjnych przekłada się bezpośrednio na postępowanie z dokumentacją w jednostce organizacyjnej. Jako przykład można podać problem stosowania podpisów własnoręcznych lub elektronicznych w zależności od zdefiniowania zasad akceptacji i dekretacji w instrukcji kancelaryjnej dla obu sposobów wykonywania czynności kancelaryjnych - tradycyjnego i EZD. Zwrócimy także uwagę na zasady i tryb rejestrowania przesyłek wpływających i wychodzących w kontekście stosowania e-doręczeń.

- Wskazanie konkretnych miejsc w instrukcji kancelaryjnej i wykazie akt, w których powinny/mogą być dokonane zmiany.
- Przedstawienie przykładów rozwiązań kancelaryjnych przygotowanych w formie wzorów do wykorzystania.
- Omówienie skutków konkretnych uregulowań/zapisów i ich wpływu na obieg dokumentacji w jednostce organizacyjnej.
- Zidentyfikowanie i przeanalizowanie kluczowych punktów w obiegu informacji i dokumentacji, które bezpośrednio angażują twórców dokumentacji w stosowanie EZD.
- Wskazane strategicznych momentów w procesie gromadzenia i wytwarzania dokumentów oraz oszacowanie ryzyk z nimi związanych.

1. Ewolucja pojęć kancelaryjno-archiwalnych – przegląd słowniczka z instrukcji kancelaryjnej pod kątem nowych definicji np. dekretacja automatyczną, uproszczona, zastępcza; komórka merytoryczną i organizacyjna, skrzynka doręczeń, składy chronologiczne i składy informatycznych nośników danych, itp.
2. Wskazanie osób odpowiedzialnych za przestrzeganie zapisów instrukcji kancelaryjnej (pracownicy podmiotu, kierownicy komórek, koordynator czynności kancelaryjnych, archiwista, kierownik jednostki organizacyjnej) i formalne określenie ich obowiązków.
3. Konkretny opis czynności kancelaryjnych wykonywanych w systemie EZD oraz w systemach dziedzinowym i tradycyjnym (prowadzenie rejestrów, zakładanie spraw i ich prowadzenie, dekretacja, akceptacja, generowanie i tworzenie raportów, gromadzenie dokumentów elektronicznych tradycyjnych oraz odwzorowań cyfrowych, które mają znaczenie dla przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw).
4. Weryfikacja zasad przyjmowania, rejestrowania i rozdzielania przesyłek wpływających pod kątem osób uprawnionych i roli punktu kancelaryjnego.
5. Wykonywanie odwzorowań cyfrowych (minimalne wymagania techniczne, ograniczenia dla wykonania pełnych odwzorowań) oraz status skanów w zarządzaniu dokumentacją.
6. Podpis elektroniczny oraz jego weryfikacja (raport z weryfikacji, ważność podpisu elektronicznego).
7. Postępowanie z dokumentacją w składach chronologicznych i składach informatycznych nośników danych (ilość składów, obsługa, kwalifikacja archiwalna, opis i ewidencja, porządkowanie).
8. Dekretowanie a rozdział przesyłek przez osoby uprawnione.
9. Znak sprawy - konstrukcja, rozbudowa, uzupełnienie, zmiana.
10. Akceptacja i podpisywanie przesyłek wysyłanych elektronicznie i tradycyjnie dla spraw papierowych i elektronicznych.
11. Wysyłanie przesyłek nieelektronicznie za pośrednictwem operatora pocztowego, elektronicznie (ESP, PURDE, skrzynka poczty elektronicznej), hybrydowo (PUH), bezpośrednio adresatowi.
12. Postępowanie z dokumentacją przy reorganizacji jednostki lub komórki, w sytuacji zakończenia świadczenia pracy przez pracownika lub przeniesienia do innej komórki organizacyjnej. 
13. Dyskusja.

Koordynatorzy czynności kancelaryjnych oraz archiwiści zakładowi ale także osoby odpowiedzialne za prowadzenie dokumentacji w jednostce organizacyjnej.

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich EMBA, biegły sudowy, wieloletni pracownik administracji państwowej. Prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o okresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.