Profesjonalny sekretariat - strategiczne miejsce w instytucji.

Na proponowanym szkoleniu omówiona zostanie ważna rola i znaczenie sekretariatu w każdej instytucji administracji publicznej. To miejsce szczególne, strategiczne, jego funkcjonowanie rzutuje na ocenę jakości pracy całego urzędu (instytucji). Uczestnicy szkolenia dowiedzą się jak organizować pracę swoją i swojego szefa, poznają zasady savoir-vivre obowiązujące w sekretariacie. Dowiedzą się jak umiejętnie wykorzystać komunikację interpersonalną oraz jak radzić sobie w sytuacjach trudnych z petentem.

Utrwalenie i pogłębienie wiedzy oraz praktycznych umiejętności, które uczynią pracę w sekretariacie efektywniejszą, łatwiejszą i sprawiającą satysfakcję zawodową, a w szczególności:

• poznanie techniki skutecznej organizacji pracy biura, właściwego wykorzystania czasu,
• poznanie podstawowych kompetencji niezbędnych na stanowisku asystenta/asystentki,
• zaznajomienie się z zasadami efektywnej komunikacji i przepływu informacji,
• poznanie metod efektywnego zarządzania sobą w czasie,
• zaznajomienie z zasadami etykiety, radzeniem sobie z sytuacjami trudnymi i kryzysowymi.

I PRAWIDŁOWE RELACJE Z PRZEŁOŻONYMI – WSPARCIE I POMOC

• Dbanie o prawidłowe relacje z przełożonymi i pracownikami organizacji.
• Sekretariat jako centrum dowodzenia - jego funkcja reprezentacyjna organizacji.
• Efektywność w pracy sekretarki.
• Nastroje i emocje w relacjach przełożony – podwładny.

II SEKRETARIAT JAKO CENTRUM DOWODZENIA

• Efektywna komunikacja personalna.
• Gospodarowanie czasem swoim i szefa.
• Rola sekretariatu jako centrum funkcjonowania biura.
• Savoir-vivre – podstawowe zasady.
• Dress code w urzędzie.
• Zachowanie pracownika sekretariatu podczas wizyty gości.

III UMIEJETNE ZARZADZANE CZASEM PRACY

• Projektowanie czasu pracy.
• Prowadzenie kalendarza szefa i czynności.
• Właściwe wykorzystanie czasu pracy.
• Monitoring realizacji zadań w ciągu dnia pracy.

IV DOBRE ZWYCZAJE DNIA CODZIENNEGO – ROLA EMOCJI W PRACY

• Jak radzić sobie w sytuacjach kryzysowych – brak wsparcia.
• Znaczenie pierwszego wrażenia – przywitania, pożegnania.
• Niezręczne sytuacje – kłopotliwy „gość” w sekretariacie urzędu.
• Konstruktywne wyrażanie swojego zdania bez wywoływania konfliktu.
• Jakie cechy powinna mieć dobra sekretarka?

V DBAŁOŚĆ O CODZIENNOŚĆ W PRACY SEKRATARATU

• Etykieta telefoniczna – przydane zwroty.
• E-maile – jak zachować poprawność w pisowni.
• Porządek w dokumentach – sprawne zarządzanie dokumentacją biurową i nie tylko.
• Zasady i wyjątki – przekazywanie informacji.

VI PLANOWANIE WŁASNEJ KARIERY

• Jak siebie widzisz w sekretariacie z a 5,10 lat.
• Cel na dalsze działanie zawodowe.
• Jeśli nie sekretariat to co?

VII PODSUMOWANIE SZKOLENIA

• Wdrożenia nabytych umiejętności w praktyce.
• Plan osobistej zmiany.

Szkolenie skierowane jest do pracowników sekretariatów urzędów i instytucji administracji publicznej, chcących podnieść swoje umiejętności organizacyjno-komunikacyjne, osób nowozatrudnionych, które przygotowują się do objęcia obowiązków związanych z pracą w sekretariacie.

Certyfikowany trener ACC, doświadczony coach, trener biznesu i zarządzania. Od wielu lat prowadzi szkolenia z zakresu wypalenia zawodowego, stresu, budowania zespołu, liderowania, organizacji pracy, zarządzania pracownikami, zarówno dla administracji jak i dla klienta biznesowego.