Instrukcja kancelaryjna w administracji publicznej – system tradycyjny i EZD

Zapraszamy na szkolenie z zakresu instrukcji kancelaryjnej, podczas którego omówiony zostanie obieg dokumentów w obu systemach, tradycyjnym i elektronicznym oraz sprawne przejście na system elektroniczny i wykorzystanie systemu obiegu dokumentów do nowych zasad wynikających z przepisów o e-doręczeniach, e-fakturze czy e-zamówieniach publicznych. W ramach szkolenia podkreślone zostaną zasady i umiejętności, jakie muszą być wdrożone i zdobyte, aby sprawnie i harmonijnie przejść do nowej ery w administracji publicznej – EZD. W tym ceIu omówione zostaną elementy prowadzenia dokumentacji w obu systemach. Wdrożenie w jednostce systemu elektronicznego zarządzania dokumentem to w najbliższym czasie największe wyzwanie administracji publicznej, szczególnie tam, gdzie dotychczas funkcjonuje wyłącznie system tradycyjny. Jednak bez właściwego stosowania systemu tradycyjnego nie da się bezproblemowo przejść na system elektroniczny. Te jednostki, które dotychczas wdrażały EZD miały kłopot z przechowywaniem dokumentów papierowych w składach chronologicznych oraz odwzorowanych dokumentów, które w tych systemach miały zastąpić dokument posiadający walor prawny, w tym o wartości dowodowej równorzędnej oryginałom dokumentów - problem ten zostanie w najbliższym czasie najprawdopodobniej rozwiązany zapisami nowelizacji ustawy o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

•  Nowi pracownicy poznają zasady prowadzenia i archiwizowania dokumentacji w Urzędzie, roli EZD w tym zakresie i sposobu przygotowania pism wychodzących. Doświadczeni urzędnicy będą mieli okazję przypomnieć sobie zasady obiegu dokumentów, ich rejestrowania i znakowania.
• Uczestnicy poznają zasady korzystania z obu systemów prowadzenia dokumentacji w Urzędzie, ich zalety i wady, a przede wszystkim sposoby wdrażania zmian, które nieuchronnie się zbliżają. 
• W czasie szkoIenia omówione zostaną zasady traktowania odwzorowanych cyfrowo dokumentów tradycyjnych (nieelektronicznych), sporządzanych przez podmioty używające systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją (systemy klasy EZD), waloru prawnego, w tym wartości dowodowej równorzędnej oryginałom dokumentów, jak też sposobu postępowania z dokumentami papierowymi przechowywanymi w składach chronologicznych oraz archiwizacją dokumentów elektronicznych. Nowe przepisy nałożą jednocześnie warunki, pod jakimi sporządzone odwzorowania cyfrowe dokumentacji w postaci nieelektronicznej, wykonane w celu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, będą mogły zastępować dokumentację odwzorowaną (tj. nieelektroniczną), jako źródło informacji w tym również o wartości dowodowej i historycznej.
•  Wskazanie najczęściej występujących błędów i nieprawidłowości w zarządzaniu obiegiem dokumentów w jednostce. 
•  Uzyskanie odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania dotyczące tematu zajęć.
 

Celem szkolenia jest ujednolicenie wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie, zapoznanie pracowników ze zmianami dokonującymi się aktualnie w tym w tym zakresie oraz zapoznanie pracowników Urzędu z przepisami instrukcji kancelaryjnej przede wszystkim w zakresie: 
1. Najważniejszych definicji/określeń użytych w instrukcji.
2. Rejestracji wpływów do urzędu.
3. Znakowania spraw.
4. Sposobu rejestracji spraw w tym prowadzenie spisu spraw, zakładania teczek aktowych, prowadzenie teczek zbiorczych, przedmiotowych i podmiotowych - ich praktyczne stosowanie.
5. Elementów jakie powinno zawierać pismo załatwiające sprawę oraz egzemplarz a/a, stosowanie formuły „otrzymują/do wiadomości”.
6. Postępowania z przesyłkami wpływającymi do urzędu w postaci elektronicznej - przesyłki wpływające do urzędu na informatycznym nośniku danych, drogą poczty elektronicznej, e-PUAP.
7. Stosowania pieczęci w urzędzie.
8. Dekretacji.
9. Akceptacji wielostopniowej.
10. Jednolitego rzeczowego wykazu akt - budowa i praktyczne stosowanie.
11. Archiwizacji dokumentacji zakończonej, standardy porządkowania, ewidencjonowania, technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem do archiwów państwowych.
12. Przepisy nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, a stosowanie instrukcji kancelaryjnej , w szczególności w części dotyczącej jednolitego rzeczowego wykazu akt i kwalifikator dokumentacji tj.: budowa wykazu akt, podstawowe zasady rozbudowy/zmian w wykazach akt, kwalifikator dokumentacji jako forma uzupełnienia wykazu akt.
13. Nadzoru nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych.
Dodatkowo w czasie szkolenia zostaną poruszone kwestie związane z Elektronicznym Zarządzaniem Dokumentem w świetle nowych praktyk wykorzystywania systemu EZD jako systemu wspomagającego system tradycyjny, a w szczególności:
1. Zasady korespondencji dwutorowej: tradycyjnej i elektronicznej w jednej sprawie.
2. Elektroniczny obieg a obieg papierowy.
3. Wykorzystanie ePUAPu w elektronicznej skrzynce podawczej oraz podpisu elektronicznego.
4. Potwierdzanie za zgodność dokumentów elektronicznych oraz weryfikacja podpisu elektronicznego, stosowanie pieczęci w tym zakresie.
5. Problemy z terminowością załatwianych spraw za pośrednictwem ePUAPu a UPO - tematyka związana z powtarzającymi się awariami systemu.
6. e-doręczenia. Co i kiedy będą oznaczać?
 

Adresatami są wszyscy korzystający z systemów kancelaryjnych, którzy prowadzą obieg dokumentów w systemie tradycyjnym papierowym, a chcą przejść na EZD lub, którzy są na początku wdrażania EZD w jednostce. Ważną rolę w tym procesie odgrywają osoby na stanowiskach kierowniczych, którzy też są adresatami szkolenia.

Wieloletni pracownik Urzędu Wojewódzkiego – zastępca kierownika Oddziału Kontroli. Od 2009 roku pracowała na stanowisku Kierownika Referatu Organizacyjnego Urzędu Miasta w Białymstoku, gdzie obecnie piastuje stanowisko Zastępcy Dyrektora Departamentu Organizacyjnego i Nadzoru. W Urzędzie Miejskim między innymi odpowiadała za wdrożenie nowej instrukcji kancelaryjnej. W ramach obowiązków, na co dzień zajmuje się kontrolą przestrzegania instrukcji kancelaryjnej przez pracowników Urzędu oraz obiegu dokumentów w urzędzie w tym obiegu elektronicznego, nadzorem nad Kancelarią Ogólną Urzędu oraz nadzorem nad Archiwum Zakładowym Urzędu. W ramach nadzoru zajmuje się też zadaniami związanymi z organizacją Urzędu (regulaminy, procedury, informacja publiczna, zarządzenia, interpelacje radnych itp.). Przeprowadza systematycznie szkolenia urzędników z zakresu realizacji zadań związanych z obiegiem dokumentów i stanowi wsparcie dla koordynatora czynności kancelaryjnych. Wykładała w Wyższej Szkole Administracji Publicznej w Białymstoku w zakresie kontroli w administracji publicznej oraz instrukcji kancelaryjnej jednostek administracji publicznej.