Archiwizacja dokumentacji w podmiotach samorządowych

Zapraszamy Państwa na szkolenie, podczas którego zostaną omówione od strony praktycznej zasady porządkowania różnych rodzajów dokumentacji spraw zakończonych na stanowiskach pracy i w archiwum podmiotów samorządowych oraz szczegóły procedury archiwizacji.

• Zdobycie umiejętności w zakresie rozpoznawania rodzajów dokumentacji oraz określania jej kwalifikacji archiwalnej i czasu przechowywania.
• Nabycie wiedzy o etapach i sposobie porządkowania dokumentacji, archiwizacji dokumentacji elektronicznej, opisywania teczek aktowych oraz sporządzania ich ewidencji, a także archiwizacji składów chronologicznych.

Uczestnicy uzyskają odpowiedzi na pytania dotyczące:

• Ogólnych zasad dotyczących porządkowania współczesnej dokumentacji,
• Porządkowania współczesnej dokumentacji aktowej,
• Obowiązków komórki organizacyjnej w zakresie przekazywania i przyjmowania dokumentacji do archiwum.

Istnieje możliwość konsultacji kwestii problemowych dotyczących praktycznego stosowania przepisów dotyczących archiwizacji dokumentacji.

1. Wprowadzenie do procesu archiwizacji dokumentacji:

1. stan prawny w zakresie archiwizacji dokumentacji,
2. podstawowe pojęcia kancelaryjne i archiwalne,
3. współczesne systemy kancelaryjne i systemy wykonywania czynności kancelaryjnych oraz ich wpływ na stan dokumentacji,
4. określanie kwalifikacji archiwalnej dokumentacji i jej czasu przechowywania.
    

2. Zasady ogólne w zakresie porządkowania współczesnej dokumentacji:

1. ustalanie rodzajów dokumentacji,
2. ocena stanu uporządkowania dokumentacji,
3. zasady przekazywania dokumentacji do archiwum.
    

3. Porządkowanie współczesnej dokumentacji aktowej:

1. archiwizacja dokumentacji elektronicznej w systemach klasy EZD,
2. archiwizacja dokumentacji w składach chronologicznych i w składach informatycznych nośników danych,
3. porządkowanie dokumentacji tradycyjnej, w tym jej zabezpieczanie i opisywanie,
4. sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych.
    

4. Przekazywanie i przyjmowanie dokumentacji do archiwum:

1. obowiązki komórki organizacyjnej,
2. czynności wykonywane przez archiwistę,
3. obsługa w archiwum przejętej dokumentacji.

Pracownicy podmiotów samorządowych (urzędów, ośrodków pomocy, szkół i placówek oświatowych, instytucji kultury, zespołów ekonomiczno-administracyjnych szkół i przedszkoli,), w szczególności osoby odpowiedzialne za porządkowanie dokumentacji przed przekazaniem do archiwum, archiwiści.

Doktor nauk humanistycznych, archiwista-praktyk, ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów klasy EZD, funkcjonowania archiwów, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych, porządkowania dokumentacji; doświadczony trener oraz wykładowca uniwersytecki; długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”, współautorka książki „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (Wydawnictwo C.H.Beck, 2018).