Zaloguj  
Nowa strona !!!
  Dzisiaj jest
24 sierpnia, czwartek

ZAPYTANIE OFERTOWE nr 11 

ZAPYTANIE OFERTOWE nr 11/2017/RATIO 
z dnia 14.08.2017 realizowane
 
w ramach projektu "RATIO – Działania regionalne na rzecz wprowadzania innowacji do programów operacyjnych" /Regional Actions to Innovate Operational  Programmes/ realizowanego w ramach programu  INTERREG Europa finansowanego w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego /nr Umowy U/128/2016/ 
w ramach realizacji zadania publicznego pn. RATIO – Działania regionalne na rzecz wprowadzania innowacji. Projekt realizowany przy wsparciu finansowym Województwa Małopolskiego. 

1. ZAMAWIAJĄCY
Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej 
Małopolski Instytut Samorządu Terytorialnego i Administracji w Krakowie
31-153 Kraków, ul. Szlak 73a
Tel. (12) 633 51 54, Fax. (12) 633 51 54
NIP: 5220001895, KRS: 0000052000

2. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
Przedmiotem  zamówienia jest: 
2.1. Wynajem pomieszczeń na terenie Województwa Małopolskiego na organizację konferencji regionalnej – spotkania interesariuszy rozwoju innowacji na terenach wiejskich w Małopolsce w dniu 27.09.2017 r., w tym:
1) Sala konferencyjna na min. 90 osób, wraz z wyposażeniem: krzesła, stół dla prowadzących konferencję wraz z krzesłami, rzutnik multimedialny z ekranem, flipchart.
2) Sala w której zorganizowany będzie całodzienny catering (bezpośrednio przy sali konferencyjnej) wraz ze stołami - adekwatnie do liczy uczestników konferencji.
3) Udostępnienie nieodpłatnie miejsc parkingowych dla uczestników konferencji.
4) Sala na realizację panelu na maksymalnie 40 osób, na czas około 2 godzin. 
2.2. Organizacja cateringu podczas konferencji regionalnej – spotkania interesariuszy rozwoju innowacji na terenach wiejskich w Małopolsce w dniu 27.09.2017 r., w tym:
1) Menu na osobę i serwowanie.
Obsługa ciągła (ramowy czas: 9:30 – 16.00)
Kawa (z ekspresu), herbata, woda i soki w dzbankach,
małe drożdżóweczki,
małe pączki,
koreczki, 
lokalne sery,
owoce sezonowe (lokalne).
Ciepły posiłek
zupa lokalna,
polędwica wieprzowa w sosie borowikowym, ziemniaki, zestaw surówek,
sernik lub szarlotka do wyboru.
Serwowanie:
Naczynia porcelanowe
Obrusy materiałowe,
Lokalna dekoracja.
2) Założenia realizacji:
Minimalna liczba uczestników konferencji korzystających z cateringu: 40 osób.
Szacowana liczba uczestników konferencji: 80-90 osób.
Termin potwierdzenia liczby gości: na 2 dni przed konferencją (przy zachowaniu minimalnej liczby gości 40 (cateringu dla 40 osób).
Rozliczenie z realizacji tej części usługi, zgodnie z ustalona liczbą uczestników.

3. Założenia realizacji:
3.1. Odpowiedzialność Zamawiającego, w tym w zakresie:
a. Wynajmu pomieszczeń na terenie Województwa Małopolskiego na organizację konferencji regionalnej – spotkania interesariuszy rozwoju innowacji na terenach wiejskich w Małopolsce w dniu 27.09.2017 r.:
1) Potwierdzenie wynajmu sali na realizację panelu na maksymalnie 40 osób zostanie przekazane Wykonawcy na 2 tygodnie przed realizacją konferencji. Jeżeli Wykonawca zrezygnuje z realizacji panelu, kwota wynajmu sali nie zostanie doliczona do faktury / rachunku. 
2) Zamawiający na 3 dni przed realizacją konferencji przekaże Wykonawcy przewidywaną liczbę uczestników konferencji w celu przygotowania sali.
b. Organizacja cateringu podczas konferencji regionalnej – spotkania interesariuszy rozwoju innowacji na terenach wiejskich w Małopolsce w dniu 27.09.2017 r., w tym menu na osobę:
1) Potwierdzenie Wykonawcy liczby gości korzystających z cateringu: na 2 dni przed konferencją (przy zachowaniu minimalnej liczby gości 40 (cateringu dla 40 osób).
2) Płatność za usługę cateringu, zgodnie z potwierdzoną liczbą uczestników konferencji i stawką podaną przez Wykonawcę w odpowiedzi na przedmiotowe zapytanie ofertowe.
3) Zamawiający w wypadku dużego zainteresowania interesariuszy (w tym: wójtów i burmistrzów, przewodniczących rad gmin, przedstawicieli sektora pozarządowego z terenów wiejskich, przedstawicieli przedsiębiorców z terenów wiejskich), w miarę pojemności proponowanej sali konferencyjnej, przewiduje możliwość zwiększenia liczby uczestników konferencji zgodnie ze zgłoszeniami uczestników, a w konsekwencji zwiększenia liczby osób korzystających z cateringu, przy czym:
Zwiększenie i rozliczenie zostanie dokonane po potwierdzeniu możliwości realizacyjnych Wykonawcy, którego Oferta została wybrana do realizacji, po wyrażeniu przez niego zgody.
W wypadku zwiększenia liczby osób korzystających z cateringu (uczestników konferencji) termin potwierdzenia liczby gości: na 2 dni przed konferencją.
Rozliczenie za zrealizowaną usługę cateringu wg menu o którym mowa w punkcie 2.2. zapytania, przy zwiększeniu liczby gości, zgodnie ze stawką jednostkową podaną przez Wykonawcę w odpowiedzi na przedmiotowe zapytanie ofertowe.
3.2. Założenia realizacji - odpowiedzialność Wykonawcy:
a. Wykonawca odpowiada za przygotowanie sal zgodnie z zamówieniem Zamawiającego, w tym porządek, zapewnienie mebli i sprzętu.
b. Wykonawca umożliwi Zamawiającemu rozlokowanie materiałów promocyjnych / banerów informacyjnych o wydarzeniu.
c. Wykonawca zrealizuje usługę zgodnie z warunkami przedstawionymi w zapytaniu ofertowym.

4. TERMIN REALIZACJI USŁUGI: 
27 września 2017 r.

5. PRZYGOTOWANIE OFERTY:
Wykonawca, który posiada niezbędne doświadczenie i zasoby do wykonania zamówienia i jest zainteresowany realizacją zamówienia powinien przygotować i złożyć u Zamawiającego ofertę na Formularzu Oferty, stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania. 
Cena oferty obejmować powinna: 
5.1. Koszty Wynajmu pomieszczeń na terenie Województwa Małopolskiego na organizację konferencji regionalnej w dniu 27.09.2017 r., w tym:
1) Sala konferencyjna na min. 90 osób, wraz z wyposażeniem: krzesła, stół dla prowadzących konferencję wraz z krzesłami, rzutnik multimedialny z ekranem, flipchart.
2) Sala w której zorganizowany będzie całodzienny catering (bezpośrednio przy sali konferencyjnej) wraz ze stołami - adekwatnie do liczy uczestników konferencji.
3) Udostępnienie nieodpłatnie miejsc parkingowych dla uczestników konferencji.
5.2. Koszty Wynajmu pomieszczeń na terenie Województwa Małopolskiego na organizację konferencji regionalnej w dniu 27.09.2017 r., w tym:
1) Sala na realizację panelu na maksymalnie 40 osób. 
5.3. Koszty organizacji cateringu dla 90 osób podczas konferencji regionalnej – spotkania interesariuszy rozwoju innowacji na terenach wiejskich w Małopolsce w dniu 27.09.2017 r., w tym podanie ceny na 1 osobę
Nie zakłada się przyjmowania ofert częściowych (na wybrane elementy zamówienia).

6. KRYTERIA WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY
6.1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się następującym kryterium:
a. proponowana łączna cena za elementy usługi zgodnie z punktem 5.1. i 5.3. zapytania ofertowego, podana przez Wykonawcę dysponującego niezbędną infrastrukturą: cena (100%) – 100pkt.
Maksymalnie 100 pkt.
6.2. Zamawiający dokona oceny na podstawie osiągniętej liczby punktów przyznanych w oparciu o ww. kryterium.
6.3. Jeżeli Oferent, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, odmówi zawarcia umowy z Zamawiającym, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny.
6.4. Oferenci zostaną poinformowani o wynikach postępowania bez zbędnej zwłoki, za pośrednictwem poczty elektronicznej, na adresy wskazane w ofertach.

7. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT:
Oferty należy przesłać pocztą elektroniczną na adres mistia@mistia.org.pl lub dostarczyć do sekretariatu Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej Małopolski Instytut Samorządu Terytorialnego i Administracji w Krakowie, 31-153 Kraków, ul. Szlak 73a do dnia 22 sierpnia 2017 r. (decyduje termin wpłynięcia oferty do FRDL MISTiA).

DANE OSÓB DO KONTAKTU ORAZ UDZIELANIA DODATKOWYCH INFORMACJI:
Lidia Klimas / Bożena Pietras – Goc 
tel.: (12) 633 51 54
e-mail:  mistia@mistia.org.pl

 

































































































 

 

Autor: Adam Syc
Strona zmodyfikowana: 14/08/2017