Slider

Dokumentacja pracownicza w 2019 roku po zmianach – warsztaty dla praktyków

data i miejsce: 29 stycznia 2019 r. w godz. 10.00–15.00 — ul. Floriańska 31, 31-019 Kraków

adresaci: pracownicy działów kadr, pracownicy działów prawno-organizacyjnych, kadra kierownicza

korzyści w zakresie wiedzy, umiejętności i postaw: uczestnicy szkolenia zdobędą praktyczną wiedzę w przedmiocie wchodzących w życie z dniem 01.01.2019 r. zmian dotyczących dokumentacji pracowniczej, m.in. skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, nowych obowiązków informacyjnych, możliwości prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej, zmian w zakresie prowadzenia dokumentacji związanej z czasem pracy oraz akt osobowych pracownika. Na szkoleniu przedstawione zostaną zasady odpowiedzialności pracodawcy w zakresie dokumentacji pracowniczej, zasady kontroli przestrzegania obowiązków pracodawcy w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej, najczęściej popełniane uchybienia przez pracodawców. Uczestnikom zostaną przedstawione „krok po kroku” zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej po zmianach. Szczegółowo i na przykładach, w postaci tzw. „check listy” zostaną przedstawione czynności jakie należy wykonać, aby dostosować dotychczasową dokumentację pracowniczą do nowych wymagań w tym zakresie.

prowadzący: radca prawny przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Krakowie, doświadczony trener, praktyk zajmujący się na co dzień problematyką prawa pracy, pracownik administracji publicznej, autor publikacji i współorganizator konferencji z prawa pracy, absolwent kierunków prawo i administracja Uniwersytetu Jagiellońskiego.

program:

I. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019 r.

  • Nowe pojęcie dokumentacji pracowniczej w Kodeksie pracy oraz jej elementy wyszczególnione w nowych przepisach wykonawczych.
  • Wymagania dotyczące warunków prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej.
  • Okres przechowywania nowej i dotychczas wytworzonej dokumentacji pracowniczej – studium przypadków.
  • Obowiązek informacyjny pracodawcy przy ustaniu stosunku pracy.
  • Ponowne zatrudnienie pracownika po przerwie a okres przechowywania dokumentacji pracowniczej – studium przypadków.
  • Zmiana postaci przechowywania dokumentacji pracowniczej – z papierowej na elektroniczną.
  • Obowiązek zniszczenia dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę.
  • Zasady wydawania pracownikowi kopii całej lub części dokumentacji pracowniczej – wzór wniosku pracownika.
  • Katalog osób uprawnionych do odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku śmierci pracownika.
  • Nowe wykroczenia w Kodeksie pracy związane z dokumentacją pracowniczą.

Uczestnik pozna odpowiedzi na pytania:

  • Które z wytwarzanych przez pracodawcę dokumentów wchodzą w skład dokumentacji pracowniczej w rozumieniu nowych przepisów?
  • Jakie praktyczne znaczenie mają nowe przymioty odnoszące się do dokumentacji pracowniczej – poufności, integralności, kompletności oraz dostępności?
  • W jaki sposób zmodyfikować treść wewnątrzzakładowych przepisów prawa pracy stosownie do nowych regulacji odnoszących się do dokumentacji pracowniczej?
  • W jakich przypadkach pracodawca ma obowiązek, a kiedy nie powinien kontynuować prowadzenia dokumentacji pracowniczej przy ponownym zatrudnieniu pracownika?
  • W jakich w przypadkach pracodawca będzie musiał przechowywać dokumentację pracownicza dłużej niż 10 lat?
  • Jak pogodzić różne okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej z ponownym nawiązaniem stosunku pracy z tym samym pracownikiem po wejściu w życie zmian?
  • Które z nowych przepisów stosuje się do dokumentacji pracowniczej wytworzonej przed 1 stycznia 2019 r.?
  • W stosunku do których pracowników pracodawca będzie musiał spełnić obowiązek informacyjny w zakresie dokumentacji pracowniczej przy ustaniu stosunku pracy?
  • Czy wymaganą przepisami informację można umieścić w świadectwie pracy?
  • W jakim terminie oraz w jakiej formie pracodawca będzie musiał wydać pracownikowi kopię dokumentacji pracowniczej?

    II. Prowadzenie akt osobowych pracownika po zmianach.

  • Analiza katalogu dokumentów, które pracodawca ma obowiązek przechowywać w aktach osobowych po zmianach z podziałem na części – A,B,C,D.
  • Odpisy i kopie dokumentów – analiza poszczególnych dokumentów wyszczególnionych w rozporządzeniu w kontekście możliwych form przechowywania.
  • Zasady tworzenia podkategorii poszczególnych części akt osobowych np. B1, B2, B3 – przykładowe podkategorie i dokumenty w nich umieszczane.
  • Informowanie pracownika o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej oraz sposobie jej odbioru po upływie okresu przechowywania oraz przy zmianie jej postaci.
  • Dostosowanie dokumentacji pracowniczej wytworzonej przed zmianami do nowych przepisów – termin, sposób numerowania, korekta wykazu dokumentów, dokumenty wytworzone przed 1.01.2019 r. a dotychczas nieprzechowywane w aktach osobowych.
  • Miejsce przechowywania dokumentów niewymienionych explicite w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej, np. zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego, dokumentu potwierdzającego złożenie ślubowania pracownika samorządowego, dokumentów potwierdzających okres pracy w gospodarstwie rolnym wliczanego do stażu pracy.
  • Szczególne wymagania dotyczące prowadzenia akt osobowych w postaci elektronicznej.

Uczestnik pozna odpowiedzi na pytania:

  • Czy pracodawca ma obowiązek wyodrębnić w aktach osobowych część D nawet jeśli pracodawca nie przechowuje w niej żadnego dokumentu?
  • Czy będzie konieczne dostosowanie do nowych zasad akta osobowe pracowników, którzy już nie pozostają w zatrudnieniu?
  • Ile czasu przewidziano na dostosowanie dotychczas prowadzonych akt osobowych do nowych przepisów?
  • Czy dokumenty, które po zmianach nie są już wyszczególnione w aktach osobowych należy usunąć z akt, a jeśli tak to gdzie je przechowywać?
  • Jakie nowe dokumenty są przewidziane w aktach osobowych oraz w jaki sposób je umieścić w aktach z zachowaniem chronologii, jeśli już dawno zostały wytworzone?
  • Czy inspektor pracy może nałożyć grzywnę za niedostosowanie akt osobowych do nowych przepisów albo błędy przy ich prowadzeniu?
  • Które skierowania i badania lekarskie wstępne należy przechowywać w części A akt osobowych, a które w części B akt osobowych?
  • Co zrobić, jeśli w trakcie dostosowywania akt osobowych kadrowiec „natknie się” na dokumenty zawierające dane, które kiedyś zostały legalnie pozyskane, a obecnie ich przetwarzanie budzi wątpliwości?
  • Czy pracodawca musi uwzględnić wniosek pracownika o wykonanie kopii akt osobowych prowadzonych od kilkunastu lat?
  • Czy po zmianach nadal można żądać wypełnienia kwestionariuszy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie/pracownika pomimo, iż nie są przewidziane w przepisach wykonawczych?

III. Dokumentacja związana z czasem pracy po zmianach.

  • Okres przechowywania poszczególnych dokumentów.
  • Nowe elementy, które powinna zawierać ewidencja czasu pracy.
  • Elementy wniosku pracownika o udzielenie zwolnienia w celu załatwienia spraw osobistych.
  • Postać, w których pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację związaną z czasem pracy.
  • Ewidencjonowanie zdarzeń związanych ze stosunkiem pracy.
  • Dokumentacja związana ze świadczeniem przez pracownika pracy w godzinach nadliczbowych.
  • Harmonogramy czasu pracy – zasady tworzenia, przekazywania pracownikom, okres przechowywania.

Uczestnik pozna odpowiedzi na pytania:

  • Jakie nowe informacje należy umieszczać w ewidencji czasu pracy?
  • Na jaki okres tworzyć ewidencję czasu pracy oraz jak długo należy ją przechowywać?
  • Komu należy sporządzać harmonogram czasu pracy ?
  • Na jaki okres należy tworzyć harmonogram czasu pracy i jak długo należy go przechowywać?
  • Czy dopuszczalne jest prowadzenie i przechowywanie części dokumentacji związanej z czasem pracy np. ewidencji czasu pracy w postaci elektronicznej, a części np. wniosków o wyjście prywatne w postaci papierowej?
  • Czy po zmianach nadal można prowadzić książkę wyjść prywatnych jako jedynej dokumentacji z tym związanej?
  • Gdzie należy przechowywać wnioski pracownika o zwolnienie z tyt. opieki nad dzieckiem?
  • Co należy rozumieć poprzez dostosowanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy w tym dotychczasowych kart ewidencji czasu pracy do nowych przepisów?
  • Co zrobić w sytuacji, gdy w dniu wejścia w życie przepisów prowadzona jest karta ewidencji czasu pracy na dotychczasowych zasadach?
  • Czy pracownik ma prawo uzyskać kopię karty ewidencji czasu pracy wytworzonej przed 1 stycznia 2019 r.?

IV. Wypłacanie wynagrodzenia za pracę po zmianach w 2019 r.

  • Oświadczenie pracownika dotyczące numeru konta do wypłaty wynagrodzenia.
  • Modyfikacja zasad wypłacania wynagrodzenia w układzie zbiorowym, regulaminie pracy oraz tzw. informacji podstawowej.
  • Obowiązek informacyjny w stosunku do pracowników otrzymujących dotychczas wynagrodzenie do rąk własnych – treść informacji, możliwy sposób jej przekazania.
  • Postępowanie pracodawcy w sytuacji, gdy pracownik nie wskaże numeru rachunku bankowego oraz nie złoży wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk.
  • Częściowa wypłata wynagrodzenia na rachunek bankowy pracownika oraz do rąk pracownika.

Uczestnik pozna odpowiedzi na pytania:

  • Na jakim etapie oraz w jakiej formie uzyskać od pracownika numer rachunku płatniczego do wypłaty wynagrodzenia?
  • Czy pracodawca może umieścić pozycję „numer rachunku płatniczego” w kwestionariuszu pracownika?
  • Gdzie powinno być przechowywane oświadczenie pracownika w zakresie numeru rachunku płatniczego ?
  • Czy w związku ze zmianą podstawowej formy wypłaty wynagrodzenia pracodawca ma obowiązek odebrać od pracowników dotychczas otrzymujących wynagrodzenie na rachunek płatniczy dodatkowe oświadczenia?
  • Od kiedy i w jaki sposób zmodyfikować wewnątrzzakładowe prawo pracy oraz tzw. informację podstawową w zakresie zasad wypłaty wynagrodzenia?
  • Jakie obowiązki ma pracodawca, który dotychczas wypłacał niektórym pracownikom wynagrodzenie do rąk własnych?
  • Gdzie przechowywać dokumentację związaną z realizacją powyższych obowiązków?
  • Jak jest różnica pomiędzy formą a postacią – pisemną lub elektroniczną wniosku lub oświadczenia?
  • Jak powinien się zachować pracodawca, którego pracownik nie zrealizował na czas obowiązków, jakie nakładają na niego przepisy prawa?
  • Czy wniosek pracownika o częściową wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych a częściową na wskazany rachunek płatniczy jest dla pracodawcy wiążący?

Ponadto:

Indywidualne konsultacje z wykładowcą.

cena: 440 zł + VAT (23% lub zw.) Dla osób, które zgłoszą się do 15.01.2019 r., cena promocyjna 390 zł + VAT (23% lub zw.). Zwolnienie z VAT w przypadku finansowania ze środków publicznych

cena obejmuje: materiały szkoleniowe, zaświadczenie, lunch oraz przerwy kawowe. Podmioty zgłaszające na szkolenie więcej niż 1 osobę, płacą za każdą kolejną cenę pomniejszoną o 10%. W przypadku niezgłoszenia się uczestnika w dniu szkolenia lub  niedokonania pisemnej rezygnacji na 5 dni przed terminem realizacji, zgłaszający zostanie obciążony pełnymi kosztami uczestnictwa wynikającymi z przesłanego zgłoszenia na szkolenie.

Termin zgłoszenia: 22 stycznia 2019 r.

szkolenie zlecone: szkolenie realizujemy również w formie zamkniętej w miejscu wskazanym przez Zamawiającego. Cena szkolenia jest każdorazowo ustalana.

opiekun szkolenia: Tomasz Żygłowicz, e-mail: tomasz.zyglowicz@mistia.org.pl

 

Font Resize
Kontrast Tytułów