data i miejsce: 11 października 2018 r. w godz. 10.00–15.00 — ul. Floriańska 31, 31-019 Kraków

adresaci: pracownicy sekretariatów (urzędy miasta, gminy, PCPR, OPS, świetlice, Caritas, biblioteki, szkoły, przedszkola, kuratorzy sądowi).

korzyści w zakresie wiedzy, umiejętności i postaw:

  • poznanie techniki skutecznej organizacji pracy biura
  • zdobycie wiedzy o podstawowych kompetencjach niezbędnych na stanowisku asystenta/asystentki
  • poznanie zasady przepływu informacji
  • zapoznanie się z zasadami etykiety
  • uzyskanie odpowiedzi na pytanie: jak radzić sobie z sytuacjami trudnymi, jak efektywnie zarządzać sobą w czasie, jak przygotować się przed kontaktami z mediami i wystąpieniami publicznymi, jak dobrze prezentować siebie i Urząd.

prowadzący: trener, coach, nauczyciel akademicki. Specjalizuje się w szkoleniach z zakresu: komunikacji interpersonalnej, asertywności, motywowania, automotywacji, autoprezentacji, wizażu, etykiety biznesowej i towarzyskiej, radzenia sobie ze stresem, rozwiązywania konfliktów, budowania zespołu, treningu interpersonalnego, zarządzania sobą w czasie, wspierania rozwoju, coachingu, wyzwalania kreatywności.

program:

  • Wprowadzenie – w tej części szkolenia uczestnicy poznają zasady pracy w sekretariacie, przedyskutują kodeks etyczny pracownika sekretariatu oraz wyodrębnią kluczowe kompetencje niezbędne do wykonywania obowiązków zawodowych na tym stanowisku

– sekretariat „sercem i wizytówką” urzędu

– rola sekretariatu w sprawnym funkcjonowaniu urzędu

– etyka zawodowa pracy w sekretariacie

– profesjonalizm funkcjonowania sekretariatu

– kompetencje pracownika sekretariatu + moja analiza SWOT (słabe i mocne strony, szanse i zagrożenia)

  • Sekretariat jako centrum zarządzania przepływem informacji – w tej części szkolenia uczestnicy poznają zasady przepływu informacji pisemnych, telefonicznych, ustnych, redagowania dokumentów urzędowych oraz przećwiczą ich tworzenie w formie warsztatów

– przepływ informacji

– proces komunikacji (nadawanie komunikatów, aktywne słuchanie, mowa ciała)

– rozmowy telefoniczne (etykieta telefoniczna, anonsowanie rozmów, filtrowanie rozmów, umawianie spotkań, pozyskiwanie i udzielanie informacji przez telefon, ochrona informacji)

– rodzaje pism urzędowych, elementy składowe pism, części pisma, protokoły, sprawozdania, notatki

– zasady profesjonalnego tworzenia pism urzędowych

– redagowanie dokumentacji urzędowej w formie klasycznej (drukowanej)

– redagowanie dokumentacji urzędowej w formie elektronicznej

– ćwiczenia praktyczne w formatowaniu dokumentów urzędowych

– prowadzenie terminarza i organizacja spotkań służbowych

– prowadzenie dokumentacji zdarzeń i archiwum

  • Planowanie i organizacja pracy sekretariatu – w tej części szkolenia uczestnicy dowiedzą się w jaki sposób efektywnie zarządzać sobą w czasie, zaplanować dzień, tydzień, miesiąc pracy, w jaki sposób zarządzać kalendarzem przełożonych

– zasady dobrej organizacji pracy własnej i pracy przełożonych

– jak efektywnie zarządzać sobą w czasie

– zasady efektywnego zarządzania kalendarzem przełożonych

– kształtowanie umiejętności podejmowania decyzji

– złodzieje czasu – jak je eliminować

– praktyczne zasady zarządzania sobą w czasie: metoda ABC, zasada Pareto, Matryca Eisenhovera, zasada 60/40, metoda ALPEN

– sporządzanie planów dnia swoich i przełożonych

– narzędzia wspomagające zarządzanie sobą w czasie – kalendarze, multiplanery, aplikacje

– jak sporządzać profesjonalne notatki ze spotkań

  • Kreowanie wizerunku profesjonalnego pracownika sekretariatu – urzędowy savoir-vivre – z tej części szkolenia uczestnicy dowiedzą się, jak ważne jest ich stanowisko pracy w procesie kształtowania dobrego wizerunku urzędu, w jaki sposób przygotować spotkanie służbowe, przywitać gości, dobrać garderobę

– urzędowy savoir-vivre – podstawowe zasady

– przywitanie gości, dbanie o dobry wizerunek urzędu

– zasady precedencji (pierwszeństwa) – hierarchia stanowisk i funkcji, zasady pierwszeństwa podczas powitania, przedstawiania, zasiadania przy stole

– zasady dress codu – co klientom urzędu mówi mój ubiór, zasady profesjonalnego doboru garderoby

– organizacja spotkań służbowych

  • Trudne sytuacje w obsłudze klientów urzędu – z tego modułu uczestnicy dowiedzą się w jaki sposób profesjonalnie obsługiwać różnych klientów urzędu

– profesjonalna komunikacja a kształtowanie wizerunku urzędu

– umiejętność słuchania – trzy poziomy słuchania, słuchanie aktywne, osiem ukrytych programów sztuka zadawania pytań – pytania kartezjańskie, metoda C5, model TGROW, analiza transakcyjna Ericka Bern’a

– komunikacja niewerbalna i jej wpływ na komunikację

– sztuka asertywności – podstawowe zasady asertywności, techniki asertywnej rozmowy: jestem słoniem; kocham, ale nie dam; zdarta płyta; jujitsu; asertywna odmowa

  • Profil skutecznej asystentki/asystenta – w tej części uczestnicy poznają swój styl pracy, dowiedzą się jak sobie lepiej radzić pracy z sytuacjami stresowymi

– analiza własnego stylu pracy i działania

– praca w stresie

– sposoby radzenia sobie w sytuacjach stresowych

  • Kontakty z mediami – praktyczne umiejętności, przygotowanie do spotkania przed kamerą, w radio, przygotowanie do wywiadu, udzielanie informacji, autoprezentacja, radzenie sobie z tremą, przygotowywanie notatek, o czym należy pamiętać, podstawowe błędy.

cena: 440 zł + VAT (23% lub zw.). Dla osób, które zgłoszą się do 27.09.2018 r. – cena promocyjna 390 zł + VAT (23% lub zw.). Zwolnienie z VAT w przypadku finansowania ze środków publicznych

cena obejmuje: materiały szkoleniowe, zaświadczenie, lunch oraz przerwy kawowe. Podmioty zgłaszające na szkolenie więcej niż 1 osobę, płacą za każdą kolejną cenę pomniejszoną o 10%.

W przypadku niezgłoszenia się uczestnika w dniu szkolenia lub  niedokonania pisemnej rezygnacji na 5 dni przed terminem realizacji, zgłaszający zostanie obciążony pełnymi kosztami uczestnictwa wynikającymi z przesłanego zgłoszenia na szkolenie.

Termin zgłoszenia do: 4 października 2018 r.

szkolenie zlecone: szkolenie realizujemy również w formie zamkniętej w miejscu wskazanym przez Zamawiającego. Cena szkolenia jest każdorazowo ustalana.

opiekun szkolenia: Edyta Kowalska, e-mail: edyta.kowalska@mistia.org.pl